Organización de Eventos: Fases Clave para el Éxito Protocolario

Fases de la Gestión de Eventos

Programación del Evento

La programación implica la preparación de la agenda temporal de la organización del acto y el programa detallado del mismo.

Agenda o Planificación

Consiste en distribuir en el tiempo todo el proceso de organización, abarcando las actividades previas a su desarrollo.

El Programa del Acto

Es la clave del desarrollo del acto. Define sus secuencias y jerarquías, incluyendo sus fases principales: inicio, culminación y conclusión.

Fase de Ejecución del Evento

Consiste en hacer realidad lo diseñado en el proyecto y lo recogido en el programa. Esta fase comprende:

Organización Detallada

Implica disponer todo lo necesario para que el acto se desarrolle según lo previsto, es decir, lograr que todo se realice con orden, sin incidentes y sin improvisación.

Estructura Material y Logística

• Montaje escénico del espacio elegido.
• Ubicación adecuada de objetos y símbolos.
• Distribución de la jerarquía espacial: ubicación de la presidencia y lugares de los asistentes según su rango, cargo, condición y las razones que motiven su presencia.
• Situar los medios de comunicación en un lugar adecuado y dotarles de la infraestructura de apoyo necesaria para que desarrollen su trabajo.
• Señalización de accesos, salidas y aparcamientos de vehículos.
• Montaje y señalización de servicios médicos, guardarropas, cabinas telefónicas y otros servicios.
• Instalación de la megafonía y otros servicios de apoyo.
• Definir medidas de seguridad, instalar controles de acceso, preparar el plan de seguridad y el de emergencias, etc.

El protocolo debe gestionar todos los apoyos logísticos precisos.

Las acciones deben ser coordinadas entre el servicio de protocolo responsable de la organización y los servicios de protocolo de las autoridades e instituciones que, de una u otra forma, participan. Para ello:

• Cada participante debe conocer a la perfección el papel que le corresponde, cómo debe vestirse, el horario a respetar y el tratamiento adecuado para los demás asistentes.
• Se proporcionará a la persona que presida un guion con cada una de sus intervenciones.
• Se informará a los que tengan que pronunciar un discurso sobre qué autoridades y personalidades ocuparán la presidencia y los saludos y tratamientos que deban dirigirles.
• Todos los que vayan a recibir un premio o condecoración conocerán el momento y el lugar de la entrega.

Desarrollo del Acto

Consiste en hacer realidad lo programado con orden y puntualidad.

• El aspecto más destacado en esta etapa es la recepción, acompañamiento y colocación de los asistentes en el lugar asignado.
• Es importante que el servicio de protocolo se ocupe de recibir y acompañar a autoridades, personalidades y demás invitados, aclarando cualquier duda que pueda plantearse.
• Atención a las personas.

Evaluación y Juicio Crítico Post-Evento

• Se realiza posteriormente a la celebración del acto.
• Sirve como referencia fundamental para perfeccionar futuras ceremonias.
• Debe realizarse varios días después de finalizado el acontecimiento, ya que requiere una reflexión profunda.
• Se redactará una memoria resumen de las actividades, incluyendo sus conclusiones, que se archivará junto con el resto de la documentación generada por el evento.