Organización de Eventos: Guía Completa y Consejos Prácticos

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Cotización de un Evento

Para elaborar el presupuesto de un evento, se deben considerar los siguientes gastos:

  • Alquiler de salas
  • Recursos humanos y técnicos
  • Material
  • Otros gastos

Es importante fijar un porcentaje para posibles imprevistos, generalmente del 10%.

Margen de Beneficio

La cuota de inscripción se calcula de la siguiente manera:

Cuota de inscripción: (Costes fijos netos + Costes variables) / Número de participantes + % de margen de beneficio.

En otras palabras, se trata de calcular todos los costes por persona y añadirle el margen de beneficio deseado.

Operadores Profesionales de Eventos

  • Operadores Profesionales de Congreso (OPC): Empresas especializadas en la organización de eventos.
  • Agencias de Viajes Especializadas: Cuentan con un departamento especializado en OPC.
  • Asociaciones Empresariales: Promueven la imagen de un sector específico.
  • Spain Convention Bureau: Capta el turismo de eventos en España.

Elección del Comité Organizador

  • Secretaría Científica
  • Secretaría Técnica
  • Secretaría Turística
  • Secretaría de Exposición

Sede: Servicios Esenciales

Una sede de eventos debe contar con los siguientes servicios:

  • Buena infraestructura de transportes
  • Palacios de congresos, recintos feriales, centros de negocios
  • Alojamiento hotelero de alta categoría y bien situado
  • Operadores profesionales de eventos o agencias de viajes especializadas
  • Restaurantes y servicios de catering
  • Recursos turísticos
  • Comercios y bancos

Proveedores y Servicios

  • Personal técnico
  • Diseño gráfico
  • Azafatas y auxiliares
  • Transporte hasta el lugar de la sede
  • Traslados y transfers
  • Ambientación, decoración, señalización de la sede
  • Restauración y catering
  • Medios gráficos y merchandising
  • Material técnico
  • Intérpretes/Traductores
  • Hotel para eventos
  • Palacios de congresos, ferias, centros de convenciones

Plan de Seguridad

Es fundamental diseñar un plan de seguridad que detalle los siguientes aspectos:

  • Riesgos y prevención
  • Coordinación
  • Autorización para agentes de seguridad
  • Vías de acceso y emergencia
  • Plan de emergencia y evacuación
  • Personas que lo ejecutan

Coordinación de los Servicios de Seguridad

  • Incendios
  • Desastres naturales
  • Fallos técnicos
  • Actos delictivos o violentos
  • Atentados

Protocolo en los Eventos

  • Protocolo de bienvenida
  • Invitaciones a las autoridades y personalidades
  • Colocación de las personalidades
  • Colocación de las banderas
  • Orden de intervención
  • Convocatoria de los medios de comunicación

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