Organización de Eventos: Guía Completa y Consejos Prácticos
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Cotización de un Evento
Para elaborar el presupuesto de un evento, se deben considerar los siguientes gastos:
- Alquiler de salas
- Recursos humanos y técnicos
- Material
- Otros gastos
Es importante fijar un porcentaje para posibles imprevistos, generalmente del 10%.
Margen de Beneficio
La cuota de inscripción se calcula de la siguiente manera:
Cuota de inscripción: (Costes fijos netos + Costes variables) / Número de participantes + % de margen de beneficio.
En otras palabras, se trata de calcular todos los costes por persona y añadirle el margen de beneficio deseado.
Operadores Profesionales de Eventos
- Operadores Profesionales de Congreso (OPC): Empresas especializadas en la organización de eventos.
- Agencias de Viajes Especializadas: Cuentan con un departamento especializado en OPC.
- Asociaciones Empresariales: Promueven la imagen de un sector específico.
- Spain Convention Bureau: Capta el turismo de eventos en España.
Elección del Comité Organizador
- Secretaría Científica
- Secretaría Técnica
- Secretaría Turística
- Secretaría de Exposición
Sede: Servicios Esenciales
Una sede de eventos debe contar con los siguientes servicios:
- Buena infraestructura de transportes
- Palacios de congresos, recintos feriales, centros de negocios
- Alojamiento hotelero de alta categoría y bien situado
- Operadores profesionales de eventos o agencias de viajes especializadas
- Restaurantes y servicios de catering
- Recursos turísticos
- Comercios y bancos
Proveedores y Servicios
- Personal técnico
- Diseño gráfico
- Azafatas y auxiliares
- Transporte hasta el lugar de la sede
- Traslados y transfers
- Ambientación, decoración, señalización de la sede
- Restauración y catering
- Medios gráficos y merchandising
- Material técnico
- Intérpretes/Traductores
- Hotel para eventos
- Palacios de congresos, ferias, centros de convenciones
Plan de Seguridad
Es fundamental diseñar un plan de seguridad que detalle los siguientes aspectos:
- Riesgos y prevención
- Coordinación
- Autorización para agentes de seguridad
- Vías de acceso y emergencia
- Plan de emergencia y evacuación
- Personas que lo ejecutan
Coordinación de los Servicios de Seguridad
- Incendios
- Desastres naturales
- Fallos técnicos
- Actos delictivos o violentos
- Atentados
Protocolo en los Eventos
- Protocolo de bienvenida
- Invitaciones a las autoridades y personalidades
- Colocación de las personalidades
- Colocación de las banderas
- Orden de intervención
- Convocatoria de los medios de comunicación