Organización de Eventos: Guía Práctica Paso a Paso

Elaboración del Proyecto

Las primeras entrevistas con el anfitrión o anfitriones y la documentación consultada serán la base para el desarrollo del proyecto, que se irá concretando en los siguientes puntos:

1. Objetivos: Plantearse qué objetivos persigue el evento y cuál es su naturaleza.
2. Presupuesto económico: Definir los recursos materiales y monetarios necesarios.
3. Asistentes y su colocación: Elaborar una lista de asistentes y determinar su ubicación en el evento. Considerar la etiqueta adecuada.
4. Lugar de realización: Seleccionar el espacio donde se llevará a cabo el evento.
5. Fecha: Fijar la fecha con antelación suficiente, teniendo en cuenta que no coincida con otros eventos relevantes.
6. Hora: Determinar la hora de comienzo y la duración estimada del evento.
7. Proyección del acto: Decidir si el evento será público o privado.
8. Logística: Considerar las características de la sala, la decoración, la seguridad y el catering.

Se elaborará el programa del evento, que se presentará mediante PowerPoint o cualquier otro formato que permita explicar y anticipar las características del acto. Este programa constará de un documento básico con las acciones a seguir y las personas que intervienen, e incluirá un cronograma, presupuesto y toda la documentación necesaria para el evento.

Preparación del Proyecto Aprobado

La segunda fase de la organización de un evento se centra en:

1. Diseño de la documentación: Crear materiales como invitaciones, programas, etc.
2. Contratación de servicios: Contratar los servicios necesarios, como salas, instalaciones, catering, etc.
3. Envío y confirmación de invitaciones: Enviar las invitaciones y realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia.
4. Montaje y ensayos: Supervisar el montaje de la sala, realizar ensayos previos y convocar a los medios de comunicación si procede. Es conveniente realizar un ensayo general el día anterior al evento.

Ejecución del Evento

Los organizadores del evento deben asegurarse de que se cumple el programa previsto y de que se respeta el protocolo que requiere el acto.

1. Seguimiento del cronograma: Controlar el desarrollo del acto desde la hora fijada de inicio, asegurando que se cumple el cronograma establecido.
2. Recepción de invitados: Recibir a las personalidades en el punto de encuentro establecido, regulando las presentaciones, la llegada y la colocación de todos los invitados.
3. Desarrollo del acto: Supervisar el desarrollo del acto, la decoración y todos los detalles que facilitan la correcta evolución del evento.
4. Despedida: Agradecer a los asistentes su presencia y encargarse de la entrega de regalos u otro tipo de atenciones si procede.