Organización de eventos: planificación, comunicación y gestión de ferias y stands

T.3 Organización de eventos

Proceso de un evento

Genera mensajes intencionados, voluntarios, externos, no intencionados, involuntarios, explícitos e implícitos.

Tipos de mensajes

• Intencionados o voluntarios: informan de forma deliberada.
• No intencionados o involuntarios: surgen espontáneamente entre el público por un estímulo ocasional.
• Explícitos: mensajes que dicen lo que el emisor quiere. Ej.: comunicado de prensa.
• Implícitos: ofrecen libertad de interpretación de los hechos, según las emociones de la persona.
• Externos: generados por observadores externos, medios de comunicación, radio, etc. Ej.: rumores.

Objetivo fundamental de un evento

Objetivo: establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores sociales, nacionales o extranjeros.

Aspectos para planificar un evento

• Clasificación de un evento: reunión, conferencia, entrevista, etc.
• Organizadores: contratar servicios de relaciones públicas o empresa de eventos.
• Lugar: espacio físico, sistemas de sonido e iluminación; debe ser un lugar estratégico, cómodo y de fácil acceso.
• Fecha del evento: tener en cuenta el público convocado y la época del año; evitar fechas coincidentes con actos festivos (p. ej.: vacaciones).
• Tiempo de organización: prepararlo con antelación (de 3 a 6 meses); entregar las invitaciones con anterioridad y proporcionar un esbozo con el coste del acto antes de realizarlo.
• Objetivos
• Planificación de las actividades
• Evaluación del evento: se evalúa mediante encuestas, cuestionarios y la valoración de los servicios del evento.

Clasificación de eventos

Ferias y exposiciones

• Consisten en promocionar y dar a conocer al público los productos y servicios.
• Detalles a tener en cuenta en un stand: la superficie, la iluminación, el sonido, el uso del color en la gráfica y la señalización; el plan de enchufes y la presencia o no de un guardarropa.
• Actividades dentro de un stand:

• Personal con buena presencia, capacitado para resolver preguntas y, preferentemente, políglota para atender a visitantes extranjeros.
• Director o encargado del stand: controla al personal y se encarga de problemas de limpieza y de roturas (p. ej.: fluorescente roto, etc.).
• Invitar a los visitantes a que realicen preguntas; se deben contestar de forma extensa y completa.
• Es recomendable ofrecer alguna bebida para invitar al visitante. Ej.: café, agua, zumo.