Organización de Eventos: Planificación Estratégica y Ejecución Exitosa

La Planificación de un Evento

¿Qué es Planificar?

Es, ante todo, anticiparse al futuro, por lo que la planificación se basará en las previsiones. Las previsiones no recogen solo cuestiones económicas, sino que abarcan otros aspectos: tecnológicos, políticos, sociales, etc. En la planificación debemos tener en cuenta los siguientes conceptos:

• Fines: Son las metas, los propósitos o misiones que tiene la empresa como tal. Las organizaciones no tienen un fin, sino varios. Podemos distinguir:
  • Los fines generales son los objetivos o motivos de la empresa.
  • Los fines específicos son más concretos y derivan de objetivos precisos que se pretenden alcanzar.

Toda organización debe tener 4 fines básicos:

• Eficiencia
• Crecimiento
• Control
• Supervivencia

• Objetivos: Aquello a lo que se dirige la actividad, por lo que necesitan considerar los aspectos de: precisión, temporalización y cuantificación. “La operatividad de objetivos se logra a través del análisis de sus sub-objetivos”. Los objetivos deben cumplir las siguientes características:
  • Han de ser conocidos por todos.
  • Tienen que ser coherentes o realistas.
  • Ha de estudiarse su grado de cumplimiento.
  • Deben tener independencia y generar alternativas.
  • Deben ser atrevidos y, al mismo tiempo, razonables.

Los objetivos se clasifican en:

Clasificación básica:

• Económicos
• Técnicos
• Humanos y sociales

Clasificación jerárquica:

• Nivel inferior
• Nivel intermedio
• Nivel superior
• Nivel máximo

Clasificación con base temporal:

• Operacionales o tácticos
• Estratégicos

Clasificación por su naturaleza:

• Negocio
• Soporte
• Estructura

Clasificación por su visión de futuro:

• Ruptura
• Continuidad

• Estrategias: Medios para alcanzar los fines empresariales. Lo que se pretende y los medios que existen para alcanzarlo. Primero se establece la estrategia y, a continuación, la táctica.

• Políticas: Principios, declaraciones y afirmaciones de carácter general que emanan del nivel o niveles más altos de la organización. Se pueden establecer dos tipos de políticas:
  • Política General de la empresa:
    • Política comercial
    • Política del servicio que se presta
    • Política financiera
    • Política personal
  • Políticas departamentales o fundamentales

• Procedimientos: Planes encaminados a establecer los pasos que se deben seguir para realizar actividades.
• Métodos: Operaciones específicas para el desarrollo adecuado de una o varias tareas.
• Normas: Conjunto de reglas.
• Programas: Fines, políticas, métodos, normas, etc., para llevar a cabo una acción, siempre con la imposición previa de un presupuesto.
• Presupuestos: Adelanto a la previsión de resultados en términos numéricos. Todos los presupuestos llevan aparejado un control presupuestario, que podemos definir como las medidas de comparación entre los resultados reales y los presupuestados.
  • FIN: Llegar al presupuesto de fin de mes.
  • OBJETIVO: Incrementar la ocupación los fines de semana.
  • ESTRATEGIA: Promoción de los fines de semana.
  • POLÍTICA: Política de precios.
  • MÉTODO: A través de la web.
  • NORMA: Para obtener este descuento se tiene que pagar en efectivo.
  • PROGRAMA: Programa de fines de semana con descuento.

2. “La Diana”

El responsable de un acto es el arquitecto del mismo, sabe que su primera responsabilidad es hacer realidad el mismo:

• Planificar
• Desarrollar
• Ejecutar

Para acertar con la propuesta hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1. Creatividad (la idea)
2. La comunicación (Los objetivos)
3. El protocolo (el cómo)
4. La producción (la forma)
5. La seguridad (protección de invitados)
6. El presupuesto (viabilidad económica)

Es decir, tendrá que proponer un posible programa o proyecto que responda a los objetivos fijados por el promotor, acompañado de los elementos gráficos que sean esenciales para el éxito del evento, la imagen corporativa que servirá de hilo conductor, un calendario de actuaciones y un presupuesto de partida. El proyecto es un documento importante de referencia a la hora de iniciar la fase de preparación, pero debemos asumirlo con la versatilidad necesaria en función de las adaptaciones que se requieren al acercarse al final.

3. La teoría del caos

El trabajo comienza siempre con una idea propuesta, necesidad u obligación. No existe un manual de procedimiento a seguir para planificar un acto porque es imposible encontrar un orden preciso cuando hay tantas cosas que hacer al mismo tiempo. Desde el punto conceptual, la programación de un acto comienza en el caos. El símil es el juego del puzle.