Organización y gestión de archivos: aspectos clave

Archivo

Formado por el conjunto de documentos en el cual se encuentran ordenados y clasificados: públicos o privados, accesible establecer unos criterios de organización y unas normas.

Aspectos: lugar físico

Donde se guardan los documentos y donde se acude a buscar la documentación, elementos, clases y sistemas: hace referencia a la configuración.

Conservar los documentos

Propio interés de la organización: emitirlos a la empresa organizados, la información puede ser utilizada como elemento para terceros.

Exigencias legales

Plazos: Código de Comercio: 6 años, Normativa Tributaria: 4 años, Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales: 10 años.

Archivo de documentos

Captación, elaboración de datos y su custodia: perspectiva archivística: documentos conjunto de datos se obtiene información, conservarlo, obtener información analizarlos y organizarlos.

1º Captarlos y registrarlos

Después proceder a la información, datos-información, la empresa registra los datos hasta su archivo, generar una cantidad enorme de documentación hay que organizar. Tratamiento automático de datos, el proceso-simplificado.

Fases elaboración de datos

• Datos, registro/anotación
• Clasificación/ordenación
• Codificación/denominación

Clases de archivos y sistemas

Atendiendo a su titularidad y otra a la antigüedad del documento: se dividen entre archivos públicos y privados y a su antigüedad: activos, semiactivos e inactivos.

Sistema de archivo: conjunto de medios materiales con que cuentan las organizaciones para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, localización y recuperación de la documentación, recibida o emitida.

Principales sistemas

Convencionales, microfilme, informáticos. Clasificación y organización de la información: la clasificación es un proceso de organización de la información para que las empresas puedan extraer datos válidos de ella, punto de vista archivístico: clasificación (prearchivar) y organización.

Organización

Tipo de archivo: centralizado y descentralizado.

Proceso del archivo

Funcionamiento habitual del archivo: depende del documento intervenido, normas prácticas de utilización: una de las normas que ayuda a ordenar el archivo es el sentido común.

Control de archivo: desplazamiento de los papeles de un archivo a otra medida que van perdiendo operatividad.

Las 3 R

Reducir, reutilizar y reciclar. Confección y presentación de informes procedentes de archivo: el informe conjunto de información recabada por la empresa referente a una fecha o situación expuesta de forma ordenada, objetiva o parcial.

Elaboración del informe

Siguientes partes: encabezamiento (portada e introducción), contenido (gráficos, pictogramas, diagramas e histogramas) y final (anexos, extracto, índice).

Purga o destrucción de la documentación

Evitar la acumulación innecesaria de la documentación. Confidencialidad de la información y de la documentación: el control aumenta a medida que va siendo más confidencial y disminuye a medida que su contenido sea menos relevante.

Niveles de seguridad

Básico, medio, alto. Ley de Protección de Datos/Agencia EPD: Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos, redactar un documento de seguridad, firmar contratos de encargo de tratamiento de datos, informar.

Documento de seguridad, principales procedimientos de seguridad de los empleados, los ficheros: simples (clásicos cajones) y rotativos (ficheros de arrastre).