Organización y Gestión de Archivos Documentales: Estrategias Eficaces

¿Qué es un Archivo?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto y de acuerdo con unos criterios previamente establecidos.

Funciones del Archivo

• El archivo permite recuperar y consultar documentos con información importante para la empresa.
• El archivo debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar servicio a todos sus departamentos.
• La información puede ser necesaria para la toma de decisiones por parte de la empresa.
• La ley obliga a conservar determinada documentación surgida de la actividad empresarial y establece, con carácter general, un período de conservación de seis años desde su elaboración.

Objetivos del Archivo

• Guardar y conservar correctamente los documentos.
• Permitir la fácil y rápida localización.
• Controlar la documentación que entra y sale de la empresa.

Reglas Principales del Archivo

• En la valoración de cualquier documento, hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
• No acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
• La labor de archivo tiene que ser selectiva.
• Hay que evitar duplicidades en documentos y expedientes.
• Se recomienda utilizar contraseñas visuales para la organización de la documentación.
• Se debe procurar que los documentos del archivo estén seguros y no sufran modificaciones.
• Es importante que el archivo pueda ser visible para una búsqueda posterior.

Tipos de Archivo

Según su Frecuencia de Uso

• Archivo de gestión: Son los que se utilizan frecuentemente.
• Archivos semiactivos: Se consultan con poca frecuencia.

Según su Localización Física

• Gestión centralizada
• Gestión descentralizada
• Gestión mixta

Sistemas de Clasificación de Documentos

Los sistemas de clasificación deben cumplir los siguientes requisitos: fácil de comprender, inequívocos, ampliables, sencillos de aplicar y eficientes.

Tipos de Sistemas de Clasificación

• Sistema alfabético: Ordena los documentos siguiendo el orden del alfabeto en sentido ascendente o descendente.
• Sistema cronológico: Se organiza en función de la fecha del documento.
• Sistema alfanumérico: Combina el sistema alfabético con el numérico.
• Sistema geográfico: Organiza los documentos en función de un lugar o dirección significativos.
• Sistema temático: Organiza por temas o materias los documentos y requiere de un cuadro que establezca los temas y subcategorías.

Destrucción de Documentos en Papel

La destrucción de los documentos debe desarrollarse con una frecuencia prefijada y utilizando métodos que impidan el acceso a ella del personal no autorizado, lo que evitará un posible uso indebido. Además, la destrucción periódica de documentación inútil evita una acumulación innecesaria de documentos y aumenta la operatividad del archivo.

Ventajas del Archivo Informático frente al Papel

Su búsqueda mediante motores localiza información con mucha más rapidez. A través de Internet se puede consultar en todo momento y lugar, ocupa menos espacio y ahorra costes y recursos.