Organización Profesional de Eventos: Protocolo, Ensayos y Seguridad

Fundamentos del Protocolo en Eventos

La correcta aplicación del protocolo es esencial para el éxito de cualquier evento. A continuación, se definen los roles y figuras clave:

Roles y Figuras Clave

• Anfitrión: Persona o entidad que convoca, organiza y financia el evento.
• Presidencia: El lugar más destacado y con mayor visibilidad, reservado para las figuras de mayor rango.
• Precedencia: El orden establecido para la ubicación o aparición de los invitados, determinando quién va delante de quién.
• Autoridades: Individuos que sirven al Estado y son retribuidos con un cargo público. Se clasifican en:
  • Autoridades locales (ej. alcaldes).
  • Autoridades autonómicas (ej. miembros del Parlamento regional).
  • Autoridades nacionales (ej. ministros, presidentes).
• Personalidades: Diferentes figuras destacadas de la vida política, social, económica, artística o intelectual. Se distinguen dos tipos:
  • Por sus méritos: Individuos reconocidos por sus logros acumulados en su trayectoria artística o profesional.
  • Por representación: Personas escogidas para representar a colectivos o instituciones.
• Cónyuges y Consortes: Acompañantes de las figuras principales. La condición social no es un factor determinante. Los consortes son específicamente los cónyuges de la realeza.
• Primeras Damas: Esposa del presidente o jefe de Estado.

Gestión de Ensayos y Producción de Espectáculos

La fase de ensayos es crucial para asegurar la fluidez y el éxito de la representación. Implica una coordinación meticulosa y la verificación constante de todos los elementos.

Fases de la Gestión de Ensayos

1. Seguimiento de los ensayos parciales para identificar y corregir errores.
2. Comprobación del cumplimiento de las citaciones y control de asistencia del personal y elenco.
3. Supervisión de los ensayos de operaciones, ajustando y validando el control de accesos y flujos.
4. Seguimiento de los ensayos generales, verificando el cumplimiento de la secuencia y los horarios previstos.
5. Aseguramiento del cumplimiento de las obligaciones de protocolo para promotores, artistas, patrocinadores y VIPs.
6. Prevención de riesgos laborales en el lugar de la representación, estreno y gira, incluyendo la implementación de un plan de emergencias.

Cronograma de Actuación Pre-Representación

La coordinación en los momentos previos al inicio del espectáculo es vital para garantizar una apertura sin contratiempos.

• 2 horas antes: Se coordina la revisión de equipos de cada sección y se realizan pasadas técnicas para comprobar el funcionamiento de todo el material.
• 45 minutos antes: Se verifica que el escenario esté completamente preparado y que el elenco y demás personal se encuentren en el espacio de representación.
• 35 minutos antes: Las luces de la sala deben estar encendidas y el personal en sus puestos. Se comprueba la posibilidad de lograr oscuridad total.
• 30 minutos antes: Se emite el primer aviso a los intérpretes, informándoles que faltan 30 minutos para el comienzo.
• 15 minutos antes: Se anuncia a los actores que restan 15 minutos.
• 5 minutos antes: Se reitera el aviso de que faltan 5 minutos.
• 3 minutos antes: Se da un aviso al público para que termine de acomodarse.

Procedimientos Post-Espectáculo

Una vez finalizada la representación, es fundamental seguir un protocolo para el desmontaje y la evaluación.

• Se comentan las incidencias surgidas durante el evento.
• Se utiliza una tablilla o sistema de comunicación para que todos los equipos queden informados.
• Se comprueba que todo el material y las instalaciones hayan quedado en buen estado.
• Se procede al embalaje del decorado, el atrezo, el vestuario y los demás enseres técnicos.
• El despeje del escenario se realiza en un orden específico:
  1. Atrezo
  2. Vestuario
  3. Escenografía
  4. Sonido y luces
• Se realiza un inventario de escenografía y atrezo para futuras operaciones.

Proceso Integral de Gestión de Eventos

La planificación y ejecución de un evento exitoso abarca fases bien definidas, desde la concepción hasta la evaluación final.

Fases de la Gestión de Eventos

• Antes del Evento: Planificación y Preparación

  • Definir las necesidades del evento.
  • Establecer los objetivos claros.
  • Identificar los públicos objetivos.
  • Determinar la tipología del evento.
  • Elaborar una lista de recursos necesarios.
  • Planificar detalladamente la preparación.

• Durante el Evento: Ejecución y Coordinación

  • Desarrollar una escaleta general del acto.
  • Implementar un plan de acción.
  • Mantener una coordinación constante entre todos los equipos.
  • Realizar pruebas y ajustes en tiempo real.

• Después del Evento: Evaluación y Cierre

  • Comprender que los eventos no finalizan con su realización.
  • Realizar un recuento de la cobertura de prensa.
  • Enviar cartas de agradecimiento a participantes y colaboradores.
  • Elaborar una memoria final del evento.
  • Preparar un informe detallado para patrocinadores y participantes.

Consideraciones Legales y de Seguridad según el Aforo

La magnitud del evento determina requisitos específicos en materia de seguridad y responsabilidad.

• Eventos de Menos de 1000 Personas:

  • Responsabilidad jurídica o física del organizador.
  • Análisis de movilidad y flujos de personas.
  • Disposición de personal de vigilancia y control de acceso.
  • Provisión de servicios de higiene, seguridad y asistencia sanitaria.
  • Valoración del impacto acústico.
  • Coordinación con la policía y seguro de responsabilidad civil.
  • Conformidad de la persona titular del espacio.

• Eventos de Más de 1000 Personas:

  Además de todas las consideraciones anteriores, se añaden:

  • Mayor dotación de personal de control de acceso.
  • Dispositivo de asistencia sanitaria reforzado.
  • Sistema de control de aforo.
  • Consideración de la densidad de 3 personas por metro cuadrado.
  • Requisitos adicionales si el evento dura más de 5 horas.
  • Requisitos adicionales si el evento se extiende a partir de las 22:00 h.

Plan de Prevención de Riesgos Laborales en Eventos

La seguridad es primordial en la organización de cualquier espectáculo o evento, requiriendo un plan de prevención robusto.

1. Asegurar la operatividad del plan de emergencias: itinerarios de evacuación y extintores señalizados, salidas de emergencia iluminadas, etc.
2. Garantizar la disposición de los servicios médicos, de seguridad pública y privada.
3. Verificar el estado de los equipos de prevención para los trabajos técnicos, montadores y artistas de la empresa.