El Pedido en la Gestión de Compras: Proceso, Elementos Clave y Mejores Prácticas

El Pedido

El documento de pedido es el que utiliza un cliente para solicitar la entrega de una mercancía a su proveedor; es decir, que se trata de un compromiso de compra. La petición de la mercancía puede realizarse por distintos cauces, normalmente acordados con anterioridad: carta, fax, de viva voz, teléfono, correo electrónico, etc. Cuando la petición se realiza por escrito, suele extenderse por duplicado, quedando una copia en poder del cliente. Lo común es que el proveedor solicite que un pedido telefónico se confirme por escrito.

Elementos Obligatorios en los Documentos Comerciales

• Todos los documentos que circulan entre empresas han de contener obligatoriamente ciertos datos. La información mínima que debe contener el pedido es la siguiente:
• Membrete con los datos identificativos de la empresa compradora: nombre o razón social, domicilio con código postal, teléfono, fax y/o correo electrónico, NIF o CIF.
• Datos identificativos de la empresa vendedora.
• Lugar y fecha del pedido.
• Descripción detallada de los artículos y de sus precios.
• Condiciones o formas de pago, forma de entrega, fecha de recepción y medios de transporte.
• Otras condiciones, como gastos de seguro, embalaje, etc.
• Firma del comprador.

Consideraciones Importantes en la Gestión de Pedidos

Antes de formalizar un pedido, es conveniente calcular bien la cantidad de cada artículo que se solicita, ya que el almacenamiento genera unos costes y el objetivo ha de ser alcanzar el depósito óptimo de cada mercancía. En el plazo de entrega acordado, el proveedor suministrará las mercancías a la empresa, directamente o a través de terceros, es decir, de una empresa de transportes. Es importante servir el pedido en el plazo señalado, dado que una demora en la entrega del género a su cliente ocasiona a este daños y perjuicios acaso irreparables, lo que puede llevar incluso a perder el cliente o a la demanda por incumplimiento de contrato.

Si un representante visita la empresa y esta le solicita algún género, aquel rellenará una propuesta de pedido y la enviará a su empresa para que en esta lo preparen y lo remitan en la fecha acordada.

Procedimientos Administrativos y Gestión de Clientes y Proveedores

Como puede verse, los procedimientos administrativos relativos al pedido son variados, dependiendo también del tipo de actividad de la empresa y de su estructura organizativa. Como último ejemplo, todas las empresas tienen sus listas de clientes y de proveedores, donde se detallan los productos que estos compran o venden, los precios comunes, los descuentos que suelen solicitar o conceder, etc., de forma que en cada momento pueda la empresa decidir a cuál de los posibles clientes o proveedores se dirigirá preferentemente.

Evaluación de Riesgos y Solvencia del Cliente

Es necesario señalar también que cuando a un proveedor le llega por primera vez un pedido de una firma desconocida, suele recabar información confidencial acerca de este nuevo cliente: sobre su solvencia, garantías personales, tipo de empresa, etc.; en definitiva, todas las precauciones oportunas con el fin de disminuir riesgos. También, por precaución, aunque el técnico superior gestione la compra de reactivos y de pequeños productos sanitarios de uso cotidiano, los pedidos de material más caro suele emitirlas o revisarlas y dar su conformidad el jefe del servicio.