Planificación de actividades, EDT (WBS) y entregables en gestión de proyectos

Actividades y temporalización

Una vez definido el proyecto, el siguiente paso es dividir dicho alcance en actividades. Esta actividad, en gestión de proyectos, se denomina crear la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) —o Work Breakdown Structure (WBS) en inglés—. La EDT es un diagrama en forma de árbol donde se identifican las principales actividades del proyecto y donde cada una de ellas se descompone jerárquicamente en un conjunto detallado de tareas. De esta manera, a través de la EDT se visualizará el detalle de los trabajos a realizar en un proyecto; trabajos que, posteriormente, se deberán organizar y planificar en el tiempo.

Entregables del proyecto

Los entregables de un proyecto son aquellos productos y servicios que se deben desarrollar y entregar a lo largo del proyecto para cumplir con los requisitos del cliente. Es importante realizar de antemano la identificación de estos entregables y la puesta en común con el cliente para asegurar que no quedará fuera del proyecto ningún producto o servicio que el cliente interprete como necesario para cubrir las necesidades del proyecto.

Tipos de entregables

• Entregables de apoyo a la gestión del proyecto: documentación y productos para la planificación, seguimiento y control del proyecto (planes de tiempos, de costes, de gestión de riesgos, matrices de comunicaciones, etc.).
• Entregables asociados a la ejecución: resultados esperados del proyecto, como equipamientos suministrados y productos desarrollados, planes de pruebas, manuales de explotación de los productos desarrollados, manuales de usuario, etc.

Adaptación del formato de los entregables

Para los entregables de un proyecto, sobre todo los relacionados con documentación y productos tangibles, habrá que tener en cuenta que, la mayoría de las veces, el formato de estos entregables tendrá que adaptarse a las necesidades de la compañía o departamento cliente. Pueden existir plantillas de documentación, esquemas de documentación o políticas de identidad corporativa (logotipos, colores, etc.) de la empresa cliente a las que habrá que adecuarse.

Recomendaciones prácticas

• Documentar la EDT con niveles claramente definidos para facilitar la estimación de tiempos y costes.
• Validar los entregables con los stakeholders clave para evitar malentendidos y reprocesos.
• Establecer plantillas y criterios de aceptación para cada entregable, alineados con la identidad y políticas del cliente.