Planificación de Recursos Humanos: Optimización, Análisis y Previsión de Necesidades

Planificación de Recursos Humanos

La planificación de recursos humanos consiste en racionalizar y optimizar la estructura humana de una organización, para prevenir necesidades futuras mediante la aplicación de criterios de rentabilidad, y permitir a la organización contar con el número de personas necesarias en cada momento, con las calificaciones requeridas y en los puestos de trabajo adecuados.

Para ello, la organización debe prever los flujos de RRHH:

• Hacia dentro de la organización: reclutamiento, selección, incorporación, socialización, etc.
• Su desarrollo y evolución dentro de la misma: formación, desarrollo, crecimiento profesional, carrera, promociones, etc.
• Hacia el exterior de la misma: bajas, jubilaciones, etc.

Si no lo hace, tendrá problemas:

• Personal excedentario: que no tiene ocupación, pero que genera costes sin contraprestación: pérdida de rentabilidad.
• Déficit de RRHH: provoca incapacidad y retraso en la actividad laboral, pérdida de beneficios económicos y sociales.

Planificación de RRHH (P.R.H.)

Antes de planificar es necesario tomar medidas de ajuste interno para proceder a la clarificación de necesidades:

Optimización de la plantilla o eficiencia administrativa

Analizar la estructura humana de que se dispone.

Optimización de la plantilla

• Tiempo básico de producción: tiempo necesario para obtener una unidad de producto o prestar un servicio; método de elaboración fuera adecuado y se desarrollará sin ninguna pérdida de tiempo.
• Tiempo productivo directo: tiempo que dedica la persona a tareas normalmente establecidas para el puesto.
• Tiempo productivo indirecto: tiempo que dedica a tareas necesarias para funciones directas del puesto, pero que no son esenciales, ni constituyen razón de ser de ese puesto.
• Tiempo improductivo imputable a la organización: tiempo adicional por errores, deficiencias o defectos de diseño en producto, en proceso, por deficiencias en método de prestación o elaboración, por mala organización y planificación de producción.
• Tiempo improductivo imputable al empleado: absentismo, faltas de puntualidad, ausencias injustificadas, lentitud en el trabajo.

¿Cómo mejorar?

• Reduciendo la importancia de tareas preparatorias: orientar la actividad hacia resultados, diseñar sistemas de información y mejorar procesos de trabajo, etc.
• Reduciendo tiempos improductivos: mejorando niveles de absentismo, índices de impuntualidad, etc. Eliminar errores, duplicidades, etc. Reducir tiempos muertos, etc.

Análisis de la Organización Humana

Se trata de analizar si la organización cuenta con una estructura humana óptima:

1. Estructura sociodemográfica de la fuerza de trabajo

• Edad, sexo, formación, experiencia profesional, antigüedad en el puesto, jornada laboral.

2. Estructura de los puestos actuales

Denominación del puesto. Carácter instrumental o finalista. Régimen estatutario de puestos:

• Funcionarial, laboral o eventual. Grupo y escala.

Previsión de Necesidades de RRHH

Se trata de calcular de modo aproximado la fuerza de trabajo que se necesitará en el futuro.

Factores que influyen:

• Del entorno: variaciones en la demanda, cambios sociales, cambios políticos, cambios de legislación, etc.
• De la organización: objetivos a corto y a largo plazo: nuevos productos, cambios en gestión, etc.
• Vegetativos: bajas por transcurso del tiempo (jubilación), hechos fortuitos (fallecimientos, accidentes, maternidad), decisiones voluntarias del trabajador o la organización (excedencias, bajas voluntarias y despidos).

3.A) Previsión de necesidades de RRHH a corto plazo

Considera la evolución de la plantilla afectada exclusivamente por determinantes de tipo vegetativo. Parte del conocimiento cuantificado de variaciones normales de plantilla.

Etapas:

1. Plantilla existente a principio de año.
2. Reincorporaciones.
3. Bajas: excedencias, jubilaciones, etc.
4. Cálculo de plantilla prevista a final de año.
5. Plantilla teórica necesaria para el año.
6. Necesidades de personal.

3.B) Previsión de necesidades de RRHH a largo plazo

Permite establecer el marco en que se integrará el corto plazo: previsión deslizante, mediante la cual se redefinen año a año las previsiones a medio y largo plazo.

Existen 2 grupos de técnicas:

• Cuantitativas: extrapolación de tendencias, métodos de regresión, programación lineal, etc.
• Cualitativas: técnica Delphi.

Flexibilidad y su Planificación

Es la capacidad que tiene la organización para adaptarse con rapidez a los cambios que se producen en su entorno.

Instrumentos de flexibilización en la jornada

• Horas extras.
• Trabajo a tiempo parcial.
• Jornada diaria/semanal flexible.
• Horas complementarias compensadas con tiempo libre.
• Cómputo anual de la jornada.
• Trabajo a turnos.
• Diseño del plan de vacaciones.

Flexibilización del puesto y de las competencias

• Trabajo compartido: job sharing y jubilación a relevo.
• Flexibilización de competencias: empleados polivalentes, de sustitución, etc.
• Flexibilización en el contenido del trabajo: puestos multitarea, asignación a puestos temporales, etc.
• Flexibilización en el lugar de trabajo: teletrabajo, movilidad entre diferentes centros de trabajo.

Planificación flexible de efectivos

• Redistribución de efectivos.
• Bolsa de trabajo interna.

Planificación flexible de la movilidad

• Planificación flexible en formas de gestión: automatización mediante cajeros automáticos, instancias y solicitudes por correo electrónico, etc.
• Externalización de servicios.