Presupuesto, pedido, nota de pedido, albarán y reclamaciones en el comercio

Presupuesto

Un presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a un posible comprador. Los datos fundamentales son:

• Identificación del vendedor y del comprador: nombre, domicilio y NIF
• Fecha de emisión y periodo de validez del presupuesto
• Descripción y precio de las mercancías
• Condiciones de pago, descuento y plazo de entrega

El presupuesto de obras y servicios es un documento creado por el que ofrece el servicio, en el que se hace constar la descripción detallada de la operación y de sus condiciones específicas. Consideraciones de los presupuestos de obras y servicios:

• El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la obra o servicio.
• La aceptación del presupuesto equivale a la manifestación de la existencia de un contrato.
• Gastos de desplazamiento solo podrán cobrarse una vez, averías o defectos ocultos, pago del presupuesto no aceptado.

Pedido

El pedido es una solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le suministren unas determinadas mercancías o le preste un servicio. Quien tiene obligaciones en el pedido:

• El pedido obliga al comprador de forma de uno a uno, pero no crea obligaciones para el vendedor hasta que lo acepta.

Clasificación de los pedidos:

• Pedido en firme: se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación, bien porque existe un presupuesto o porque previamente se ha negociado un contrato.
• Pedido condicional: surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor y la validez depende de la aceptación de las condiciones por parte del vendedor.

Nota de pedido

La nota de pedido es un documento impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las principales condiciones de la operación.

Albarán

Definición del albarán, también denominado nota de entrega: es un documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador. También se considera albarán el documento que acredita la presentación de un servicio.

El albarán acredita:

• Es un documento de prueba esencial de la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente.

Mediante el albarán se acreditan unos hechos:

• La salida de las mercancías del almacén del vendedor.
• La recepción de la mercancía por el comprador.
• La realización del transporte.

Clases de albaranes:

• Albarán valorado: en él figuran los precios unitarios y el total de la operación.
• Albarán sin valorar: solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, pero no los precios.

Finalidad de las copias de los albaranes:

• Copia para el vendedor
• Copia para ser firmada por el comprador
• Copia para el comprador

Operaciones que se realizan cuando llega la mercancía al almacén:

1. Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.
2. Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.
3. Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.
4. Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.

Incidencias en las entregas de mercancías:

1. Incumplimiento del plazo acordado para la entrega.
2. Incumplimiento en la cantidad y calidad pactadas de mercancías.
3. Existencia de vicios en las mercancías.
4. El comprador rechaza la mercancía sin causa justificada o tarda en hacerse cargo de ella.

Plazos para reclamar las incidencias:

• Por defectos apreciables a simple vista.
• Por defectos evidentes si la mercancía está embalada.
• Por vicios o defectos ocultos.