Principios de Clasificación Documental, Gestión de Archivos y Fundamentos de Ofimática

Sistemas y Métodos de Clasificación Documental

Los principales métodos de clasificación documental incluyen:

• Alfabética
• Numérica (incluyendo por último dígito)
• Geográfica
• Temática
• Cronológica
• Mixta

Diferencias Clave en la Ordenación

Ordenación Temática

Clasificación de documentos distribuyéndolos por temas o asuntos.

Ordenación Geográfica

Los documentos se ordenan y clasifican en función del área geográfica (país, región, etc.).

Requisitos de un Sistema de Clasificación Eficaz

Aunque el sistema de clasificación más conocido y que a menudo prevalece es la alfabética, un sistema debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Debe ser fácil de entender.
• Debe seguir un orden lógico.
• Debe facilitar el control de los documentos.

Sistema de Clasificación Más Adecuado (Ejemplos)

• Vehículos: Numérico
• Ferias Comerciales: Cronológico
• Clientes: Geográfico
• Empleados: Alfabético

El Archivo Documental

El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces, también se refiere al lugar físico donde se conservan todos estos documentos.

Objetivos del Archivo

Sus objetivos son de doble naturaleza:

• Objetivo de naturaleza legal.
• Objetivo de carácter técnico.

Clasificación de Archivos

• Según su Tipo de Organización:
  • Centralizado
  • Descentralizado
• Según el Soporte:
  • Documento (físico)
  • Microfilms
  • Informático (digital)
• Según el Grado de Utilización:
  • Activo
  • Semiactivo
  • Inactivo
• Según el Sistema de Archivo:
  • Vertical
  • Lateral
  • Horizontal
  • Otros

Tiempo de Conservación Documental

El tiempo de conservación varía según el tipo de documento:

• Los documentos contables se deben conservar durante 6 años (por requisitos legales y fiscales).
• Documentos de adquisición de bienes duraderos (ej. la compra de una refrigeradora) deben conservarse siempre.
• Los documentos de los trabajadores (laborales) deben conservarse por 5 años (o según la legislación vigente).

Ventajas de los Sistemas de Archivo Físico

• Horizontal: Es barato.
• Vertical: Facilita el manejo.
• Lateral: Permite el acceso simultáneo.
• Automático: Permite almacenar una gran cantidad de documentos.

Características de un Archivo Eficiente

Un archivo debe:

• Ser flexible.
• Estar controlado.
• Garantizar la seguridad.
• No utilizar demasiado espacio.
• Ser fácil de utilizar.

Ofimática y Herramientas Digitales

Definición de Ofimática

Se llama Ofimática al conjunto de técnicas y aplicaciones informáticas que se utilizan en las funciones de oficina para optimizar y mejorar los procedimientos y tareas, así como las herramientas asociadas.

Procesamiento de Texto

El proceso de texto está orientado a la gestión de grandes cantidades de texto para la generación de información.

Ventajas del Procesamiento de Texto

La principal ventaja es poder modificar un escrito tantas veces como se quiera sin tener que repetir todo el proceso de escritura manual.

Google Docs

Es un procesador de texto online gratuito con el que se pueden compartir y guardar documentos en la nube.

Tipos de Herramientas Ofimáticas

Las herramientas ofimáticas incluyen:

• Herramientas de presentación.
• Hojas de cálculo.
• Multimedia.
• Bases de datos.
• Utilización en la gestión de la agencia/oficina.

Atajos de Teclado Comunes

• Negrita: CTRL + N
• Copiar: CTRL + C
• Imprimir: CTRL + P
• Cortar: CTRL + X
• Pegar: CTRL + V
• Deshacer: CTRL + Z
• Subrayado: CTRL + S (Nota: En muchos sistemas, CTRL + U es Subrayado)
• Cursiva: CTRL + K (Nota: En muchos sistemas, CTRL + I es Cursiva)

Conceptos Fundamentales de Hojas de Cálculo (Excel)

Definición de Excel

Excel es un software que permite trabajar en libros electrónicos. Estos libros, a su vez, se componen de hojas de cálculo donde se realizan cálculos matemáticos, lógicos, comparaciones, etc.

Hoja de Trabajo (Hoja de Cálculo)

Es un programa informático que nos permite realizar operaciones con varios tipos de datos.

Estructura del Libro de Trabajo

Un libro de trabajo se compone, por defecto, de 3 hojas (aunque esto puede variar según la versión y configuración).

Elementos de la Interfaz de Excel

Grupos de la Ficha Inicio

La ficha Inicio (Home) contiene grupos esenciales como:

• Portapapeles
• Fuente
• Alineación
• Número
• Estilo
• Celdas (Modificar)

Filas y Columnas (Excel 97-2003)

• Las Filas se identifican por números y van de la fila 1 hasta la 65536.
• Las Columnas se identifican por medio de letras.
• Una hoja de cálculo contiene 256 columnas, identificadas con letras desde la A hasta la IV.

Celda

Se llama Celda a la intersección de una fila y una columna.

Barra de Fórmulas

La Barra de Fórmulas permite el acceso al contenido de una celda para su edición.

Cuadro de Nombre

El Cuadro de Nombre permite un desplazamiento rápido a través de las celdas de una hoja de cálculo, mostrando la referencia de la celda activa.