Principios Fundamentales para una Gestión Documental Eficaz y Organizada

Condiciones Esenciales de un Archivo Eficaz

Un sistema de archivo bien implementado debe cumplir con criterios fundamentales para asegurar su utilidad y longevidad. Estas condiciones son:

• Ser de fácil uso: Debe permitir que cualquier persona pueda realizar búsquedas de manera intuitiva.
• Ser rápido: El tiempo invertido en localizar la documentación requerida debe ser mínimo.
• Debe ser flexible: Capaz de adaptarse a variaciones razonables en el volumen de documentos sin generar complicaciones significativas en su estructura.
• Debe ser continuamente comprobada su eficacia: Es crucial verificar periódicamente que el sistema cumple su propósito.
• Debe ser seguro: Los documentos deben estar protegidos contra deterioros físicos causados por humedad, plagas (roedores, etc.) o cualquier otro agente nocivo.
• Debe ser rentable: Su eficacia debe maximizarse manteniendo un coste operativo mínimo.

Hábitos que Simplifican la Gestión Documental

Toda persona que manipule documentación debe desarrollar y mantener “hábitos de archivo” sólidos para evitar que el volumen de papeles se convierta en un obstáculo para su trabajo.

Costumbres Recomendadas para la Organización Diaria

Es fundamental adoptar las siguientes costumbres que conviene adoptar para mantener el orden:

1. Evitar la Acumulación de Papel

La acumulación de montañas de papel sobre la mesa de trabajo debe ser prevenida mediante las siguientes acciones:

• Clasificar siempre los documentos, agrupándolos según su clase o temática correspondiente.
• Archivar los documentos tan pronto como dejen de manejarse de forma continua, es decir, guardarlos en su ubicación designada para facilitar su futura localización.
• Ser selectivo con los papeles: conservar únicamente aquellos que son estrictamente necesarios.
• Evitar copias innecesarias. Imprimir o copiar de manera indiscriminada incrementa la carga administrativa y afecta negativamente al medio ambiente.

2. Mantener el Orden Estructural

• Ser ordenado: Es fundamental no dejar papeles sueltos. Cada documento debe formar parte de un asunto, expediente o proyecto específico. Los papeles sueltos son fáciles de perder, por lo que cada uno debe tener un lugar asignado dentro del archivo.
• Al unir un grupo de documentos que deben permanecer juntos, se deben utilizar métodos seguros como grapas o pinzas, evitando aquellos que puedan caerse o desprenderse fácilmente (como los clips).

3. Facilitar la Localización Visual

Se deben emplear códigos visuales para acelerar la recuperación de información:

• Utilizar carpetas de diferente color para distinguir cada asunto o grupo temático.
• Emplear separadores adecuados.
• Colocar etiquetas con anotaciones claras y visibles en los lomos de las carpetas o expedientes.

4. Controlar la Consulta de Documentos

Es vital marcar el lugar exacto de cualquier documento que se retire para su consulta. Esto se logra mediante el uso de “testigos” (como una cartulina o una nota adhesiva tipo post-it). Además, se recomienda anotar quién tiene el documento o dónde se ha movido, previniendo así búsquedas ineficaces.

5. Gestión del Ciclo de Vida Documental

La mayoría de los papeles no requieren ser guardados indefinidamente. Periódicamente, es necesario aplicar técnicas de expurgo para eliminar aquellos documentos que ya no tienen utilidad, asegurándose siempre de haber respetado los plazos legales de conservación establecidos.