Principios Fundamentales en la Gestión de Proyectos de Ingeniería y Construcción

1. Integración de Procesos para el Éxito en el Estudio de Propuestas

Si el Factor Crítico de Éxito (FCE) en el estudio de una propuesta es la integración del estudio, los siguientes procesos, actividades, equipos y técnicas son esenciales para lograr dicho éxito:

Procesos Clave a Integrar:

• El proceso de determinación de cubicaciones.
• El proceso de elaboración de costos directos unitarios.
• El proceso de elaboración de gastos generales.
• El proceso de transformar los Costos Unitarios (C.U.) en Precios Unitarios (P.U.) y elaborar el presupuesto.
• La programación de las obras.

Actividades Esenciales a Integrar:

• Estudiar el proyecto a fondo.
• Visitar el terreno para una evaluación in situ.
• Formular consultas y aclarar dudas.
• Realizar el proceso de cotización de materiales y servicios.
• Elaborar documentos diversos necesarios para la propuesta.
• Conseguir documentos diversos de terceros.
• Ensobrar y organizar la documentación final.

Técnicas y Equipos Necesarios:

• Mensura: Utilización de herramientas como huincha, odómetro, taquímetro, entre otros.
• Impresión: Uso de computador e impresora para la documentación.
• Software de programación y presupuesto: Herramientas digitales para la gestión y cálculo.

Todo lo anterior es posible de optimizar integrando la información de la cual se dispone, asegurando una visión holística y eficiente del estudio.

2. Instructivo para la Documentación de una Licitación

Este instructivo detalla los pasos para la preparación y solicitud de la documentación necesaria en una licitación:

Preparación de Documentos Técnicos:

El Encargado de Propuestas (EP), o el profesional que él designe, será responsable de preparar los siguientes documentos de orden técnico:

• Currículum de profesionales.
• Programa de obra.
• Programa financiero.
• Cronogramas de producción.
• Estructura Organizacional.
• Análisis de Precios Unitarios (APU).
• Gastos Generales (GG).
• Presupuesto Detallado, entre otros.

Solicitud de Documentos Administrativos:

El Encargado de Propuestas (EP) solicitará los documentos administrativos necesarios al encargado de la empresa, tales como:

• Boletas de garantía.
• Certificados de capacidad económica.
• Certificado de inspección del trabajo.
• Informe comercial (Dicom).
• Identificación de la empresa.
• Formulario de declaración, entre otros.

3. Información Aportada por Bases Administrativas y Especificaciones Técnicas

Las bases administrativas y las especificaciones técnicas son documentos fundamentales que aportan información crucial para el estudio de una propuesta:

Información de las Bases Administrativas:

• Requisitos de equipo profesional.
• Exigencias de control de laboratorio.
• Requisitos de control topográfico.
• Condiciones sobre oficinas exigidas.
• Requisitos de transporte y comunicaciones.
• Exigencias de seguridad y salud ocupacional (SYSO).
• Exigencias medioambientales.
• Tipos y montos de garantías exigidas.
• Requisitos de pólizas de seguros exigidas.

Información de las Especificaciones Técnicas:

• Detalle del tipo de materiales a utilizar.
• Equipos exigidos y requisitos de mano de obra.
• Descripción del proceso constructivo.
• Exigencias de terminación y calidad.
• Definición de la unidad de medida y pago para cada partida.

4. Documentación Esencial para el Administrador de Obras

Si usted es el encargado de estudiar propuestas, la siguiente documentación es vital para el Administrador de Obras, aportando información clave para la ejecución:

• Análisis de Precios Unitarios (APU):

  Aporta información detallada sobre rendimientos, cotizaciones de insumos, composición de la cuadrilla y las leyes sociales contempladas.

• Presupuesto de Costos Directos:

  Proporciona el monto total disponible para cada partida y es una fuente crucial de información para la subcontratación.

• Gastos Generales, Utilidades e Imprevistos:

  Entrega información acerca de todos los gastos contemplados para la ejecución de la obra, las utilidades esperadas y los imprevistos considerados.

• Carta Gantt:

  Indica el plazo del contrato y las fechas de ejecución de las diferentes actividades, siendo fundamental para la planificación temporal.

• Programación Financiera:

  Detalla lo que se espera cobrar en cada estado de pago, facilitando la gestión del flujo de caja del proyecto.

5. Tareas de la Gerencia de Proyectos Inmobiliarios

La gerencia de un proyecto inmobiliario abarca un ciclo de vida completo, desde la concepción hasta la liquidación y entrega final. Sus tareas principales incluyen:

• Desarrollo de la idea inicial del proyecto.
• Adquisición del terreno.
• Encargar el estudio de mercado y los proyectos (arquitectura, ingeniería, etc.).
• Culminar con el proceso de licitación.
• Posteriormente, contratar las obras.
• Definir un interlocutor válido por parte del mandante y por parte de la constructora.
• Protocolizar programas físicos y financieros.
• Entregar el terreno para el inicio de las obras.
• Ejecutar las obras conjuntamente con el pago de los diferentes avances.
• Realizar la recepción provisoria y definitiva de las obras.
• Posteriormente, liquidar el contrato.
• Finalmente, obtener la recepción municipal de las obras y proceder a la escrituración e inscripción en el Conservador de Bienes Raíces (CBR).

6. Egresos de un Proyecto Inmobiliario

Un proyecto inmobiliario conlleva diversos egresos a lo largo de su desarrollo. Los principales son:

• La adquisición del terreno, que suele ser el primer y más significativo egreso.
• La financiación del estudio de mercado.
• Los costos asociados a los proyectos (diseño, ingeniería, etc.).
• La ejecución de las obras de construcción.
• Costos fijos, como los honorarios del gestor inmobiliario.
• Financiación de la inspección de obras.
• Financiación del proceso de ventas y escrituración.
• Los costos financieros que implica la ejecución del proyecto (intereses, comisiones, etc.).

7. Causales de Liquidación Anticipada de Contrato: Más Allá de la Desobediencia

La afirmación de que "Solo cuando el contratista desobedece las instrucciones de la inspección fiscal se puede liquidar el contrato" es falsa. La Dirección puede poner término administrativa y anticipadamente a un contrato en una variedad de situaciones, no limitadas a la desobediencia. A continuación, se detallan los casos:

1. Si el contratista o alguno de los socios de la empresa contratista fuera condenado por delito que merezca pena aflictiva.
2. Si el contratista fuere declarado en quiebra, o le fueren protestados documentos comerciales que se mantuvieren impagos durante más de 60 días.
3. Si el contratista no concurriere, dentro del plazo establecido, a la entrega del terreno y trazado de la obra.
4. Si el contratista no diere cumplimiento al programa de trabajo, no iniciare oportunamente la obra o incurriere en paralizaciones superiores a lo permitido.
5. Si el contratista no suscribiera o protocolizare el decreto o resolución, o no entregare la garantía pertinente.
6. Si el contratista no acatare las órdenes e instrucciones que se le den (esta es la única mencionada en la afirmación original).
7. Si por error en la ejecución de los trabajos la obra quedara con defectos graves que no pudieran ser reparados y ellos comprometieran su seguridad.
8. Cuando la Dirección, de común acuerdo con el contratista, resuelve liquidar anticipadamente el contrato. En este caso, ninguna de las partes tendrá derecho a indemnización.

8. Errores Frecuentes en el Estudio de Propuestas: Más Allá de lo Aritmético

La afirmación de que "Los errores en el estudio de una propuesta están siempre en el costo directo y obedecen a errores aritméticos" es falsa. Los errores en el estudio de una propuesta son variados y pueden ser de índole administrativa o técnica, no limitándose a fallas aritméticas en los costos directos.

Errores Frecuentes en el Estudio (Administrativos):

• Falta de algún documento requerido.
• No respetar formatos o plantillas exigidas.
• Vigencia de algún documento caducada.
• Cantidad de copias exigidas incorrecta.
• Documentos en sobres equivocados.
• Oferta enmendada o con correcciones no autorizadas.
• Errores en la glosa de la garantía.
• Problemas en la emisión de la garantía.
• Superación del monto máximo disponible para la oferta.
• Oferta fuera de los márgenes exigidos (ej. precios unitarios fuera de rango).

Errores Frecuentes en el Estudio (Técnicos):

• Cubicaciones mal determinadas.
• Partidas no consideradas en el presupuesto.
• Actividades no contempladas dentro de una partida.
• Rendimientos fuera de la realidad del mercado o del proyecto.
• Suministros mal cotizados.
• Gastos Generales mal evaluados.
• Imprevistos no considerados o subestimados.
• Plazos mal considerados o irrealistas.
• Inconsistencia entre Unidad y Precio en las partidas.

9. Opciones en la Recepción de Obras: Múltiples Alternativas

La afirmación de que "Al existir observaciones en una recepción de obras, la Inspección Técnica de Obra (ITO) tiene una sola alternativa, NO RECIBIR" es falsa. Existen varias opciones al momento de la recepción de obras, dependiendo de la magnitud y naturaleza de las observaciones:

• Recibir:

  Esta opción se da cuando la obra está en excelentes condiciones y cumple con todas las especificaciones. Es poco usual que una obra se reciba sin ninguna observación.

• Recibir con Observaciones Formales:

  En este caso, se registran las observaciones en el libro de obra y se otorga un plazo (generalmente un porcentaje del plazo contractual, como un 10%) para que el contratista corrija los defectos. La recepción se efectúa, pero condicionada a la subsanación de las observaciones.

• Recibir con Reservas:

  Se aplica cuando las observaciones son menores y no comprometen la funcionalidad o seguridad de la obra. Se deja encargado a la Inspección Técnica de Obra (ITO) que supervise la corrección de estas pequeñas deficiencias, sin necesidad de un plazo formal al contratista.

• No Recibir:

  Esta es la opción más drástica y se utiliza cuando las observaciones son graves, comprometen la seguridad, funcionalidad o calidad esencial de la obra, y no pueden ser subsanadas en un plazo razonable o requieren una intervención mayor. En este escenario, la obra no se considera recepcionada hasta que se corrijan los problemas fundamentales.