Principios y Procedimientos para la Toma de Decisiones y Manuales Administrativos

Principios básicos de la toma de decisiones

Los principios básicos de la toma de decisiones incluyen:

• Decidir responsabilidades
• Identificar objetivos
• Planteamientos realistas
• Atender la información relevante
• Ser creativo

Procedimiento de la toma de decisiones

El procedimiento típico en la toma de decisiones comprende las siguientes etapas:

1. Percepción de la situación que rodea el problema.
2. Definición del problema, delimitando causas y efectos.
3. Tener un SI confiable (sistema de información capaz de suministrar datos precisos).
4. Análisis de factores: internos, externos, y evaluación costo-beneficio.
5. Valoración de repercusiones de las alternativas.
6. Fijación de metas y objetivos que orienten la decisión.
7. Implementación de alternativas seleccionadas.

Consideraciones adicionales

Durante el procedimiento se debe atender la creatividad, la información disponible y la corresponsabilidad entre los actores involucrados.

Tipos de decisiones

• Individuales
• Gerenciales
• Programables
• No programables
• En condiciones de certidumbre

Elementos de la decisión

• Agente decisorio: la persona o grupo que toma la decisión.
• Objetivos: metas que el agente decisorio pretende alcanzar.
• Gustos (preferencias): criterios que se utilizan para escoger entre alternativas.
• Estrategias: curso de acción propuesto para alcanzar los objetivos.
• Situación: aspectos del entorno que influyen en la decisión.
• Logros: resultados o efectos obtenidos como consecuencia de una estrategia.

Manuales administrativos

Definición

Manual administrativo: instrumento administrativo que contiene, en forma explícita, ordenada y sistemática, los objetivos, normas y procedimientos de una institución.

Objetivos de los manuales

Los objetivos pueden distinguirse en generales y específicos:

• Generales:
  • Presentar una visión de conjunto de la institución.
  • Ordenar y sistematizar la información de la empresa.
  • Facilitar las labores de auditoría.
  • Informar sobre diferentes aspectos de la organización, como historia y políticas.
• Específicos:
  • Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para separar responsabilidades.
  • Servir como medio de orientación e integración al personal de nuevo ingreso.
  • Establecer canales de comunicación y relaciones funcionales.

Clasificación de los manuales administrativos

Entre los manuales más comunes se encuentran:

• Manual de historia
• Manual de organización
• Manual de políticas
• Manual de procedimientos

Manual de organización

El manual de organización puede ser:

• General: producto de la planeación organizacional que abarca toda la dependencia o entidad, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
• Específico: documento que es producto de la planeación organizacional y abarca solo una unidad administrativa, indicando su estructura, funciones y responsabilidades.

Importancia de los manuales

• Presentan una visión de conjunto de la dependencia o entidad.
• Precisan el objetivo y las funciones.
• Colaboran en la ejecución correcta de las actividades encomendadas.
• Sirven como medio de integración al personal de nuevo ingreso.

Organigramas

Organigrama: representación gráfica de las estructuras organizativas que refleja de forma esquemática la posición de los órganos y los niveles jerárquicos.

Clasificación

Según su objeto y alcance, los organigramas pueden clasificarse así:

• Por su objeto:
  • Estructurales: muestran únicamente la estructura administrativa.
  • Funcionales: indican las principales funciones de los departamentos.
• Por su área:
  • Generales: presentan toda la organización.

Tipos de organigramas

• Vertical
• Horizontal
• Mixto
• Circular
• Escalar
• Tabular

Observación final

La correcta elaboración y uso de manuales administrativos y organigramas facilita la toma de decisiones, mejora la comunicación interna y contribuye a la eficiencia organizacional.