Procedimientos Esenciales para Constituir una Empresa y Documentación Notarial Clave

Trámites Generales para la Puesta en Marcha de una Empresa

A continuación, se detallan los procedimientos fundamentales para la creación de una empresa, clasificados según el organismo ante el cual deben realizarse.

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

• Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: Este trámite debe realizarse antes de iniciar la actividad. Su finalidad es comunicar a la Administración Tributaria el comienzo de las operaciones de la empresa.
• Declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Se presenta para registrar la actividad a efectos del impuesto correspondiente. Aunque el plazo legal es de un mes desde el inicio, habitualmente se gestiona junto al alta censal. La mayoría de las empresas de nueva creación están exentas de su pago.

Ayuntamiento

• Licencia de Obras: Se solicita cuando es necesario realizar reformas o acondicionar el local para la actividad. Debe obtenerse antes de comenzar cualquier obra.
• Licencia de Apertura y Actividad: Se solicita para acreditar que el local cumple con la normativa vigente en materia de urbanismo, seguridad y sanidad. El procedimiento y los plazos dependen de cada ayuntamiento y del tipo de actividad.
• Abono de Tributos Municipales: Dependiendo del municipio, pueden existir otras tasas o impuestos locales asociados al inicio de la actividad, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) o la tasa de gestión de residuos.

Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)

• Afiliación y Número de la Seguridad Social: Es el trámite previo para cualquier persona que vaya a iniciar una actividad laboral por primera vez.
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Obligatoria para empresarios individuales, administradores y socios trabajadores de determinadas sociedades. Debe realizarse en los 60 días naturales previos al inicio de la actividad.
• Inscripción de la empresa: Si se van a contratar trabajadores por cuenta ajena, la empresa debe solicitar su inscripción para obtener un Código de Cuenta de Cotización (CCC). Este trámite es un requisito indispensable antes de poder contratar.
• Alta de los trabajadores en el Régimen General: Se debe comunicar el alta de cada trabajador contratado antes del inicio de su relación laboral. Esto también aplica a socios trabajadores o administradores que opten por este régimen.

Consejería de Trabajo de las Comunidades Autónomas

• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Se presenta ante la autoridad laboral competente, generalmente en los 30 días siguientes al inicio de la actividad, para el control de las condiciones de seguridad y salud laboral.
• Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo: Aunque el libro físico ha sido sustituido en gran medida por un sistema electrónico, persiste la obligación de atender a la Inspección de Trabajo y documentar sus actuaciones.

Principales Documentos Notariales

Los documentos notariales son instrumentos públicos autorizados por un notario que dotan de seguridad jurídica a los actos y contratos. Los más relevantes en el ámbito empresarial son:

Constitución de Sociedades Mercantiles

Es el acto jurídico fundacional de una sociedad, formalizado en escritura pública, en la que se definen sus elementos esenciales: denominación social, domicilio, capital inicial, objeto social y los estatutos que regirán su funcionamiento.

Poder

Es un documento público mediante el cual una persona (poderdante) faculta a otra (apoderado) para que actúe en su nombre y representación en la realización de determinados actos jurídicos. Puede ser general (para una amplia gama de actos) o especial (para un acto concreto).

Acta Notarial

Documento público que tiene por objeto la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario. A diferencia de la escritura, no contiene un negocio jurídico, sino que da fe de realidades, como la celebración de una junta de socios, una notificación o el estado de una cosa.

Escritura de Compraventa

Es el contrato formalizado ante notario por el cual una de las partes (vendedor) se obliga a transferir la propiedad de una cosa o un derecho a la otra parte (comprador), quien a su vez se obliga a pagar por ello un precio cierto.

Escritura de Préstamo Hipotecario

Es un contrato en el que una entidad o un particular (prestamista) entrega una cantidad de dinero a otra persona (prestatario), quien se obliga a devolverlo junto con los intereses pactados, estableciendo como garantía real de pago uno o varios bienes inmuebles.

Póliza Mercantil

Es un documento intervenido por notario que formaliza principalmente operaciones comerciales y financieras, como contratos de financiación, descuento de efectos o pólizas de crédito. El notario da fe de la identidad de los firmantes y de la fecha del documento.

Protesto Notarial

Es un acto notarial que sirve para acreditar de forma fehaciente la falta de aceptación o de pago de un título valor, como una letra de cambio, un pagaré o un cheque. Este trámite es necesario para conservar las acciones legales contra los obligados al pago.