Procedimientos de Microsoft Access: Consultas, Informes e Integración con Excel y Word

Consulta de Referencias Cruzadas

Para realizar una consulta de referencias cruzadas, siga estos pasos:

1. Diríjase a la pestaña Crear, sección Consultas y seleccione Asistente para consultas.
2. Elija el Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas. Haga clic en Aceptar. Seleccione Ver o Consultas y haga clic en Siguiente.
3. En Campos disponibles, traslade los elementos a Campos seleccionados (por ejemplo, clave_) y haga clic en Siguiente.
4. Seleccione Fecha de venta, haga clic en Siguiente y continúe sucesivamente con los campos X requeridos.
5. Asigne el Nombre de la consulta: X y haga clic en Finalizar.

Informes

Siga este procedimiento para la generación de informes:

1. Vaya a la pestaña Crear, sección Informes y seleccione Asistente para informes.
2. Seleccione la Tabla X. En Campos disponibles, traslade los campos X necesarios. Defina el Nivel de agrupamiento principal.
3. Seleccione el título y haga clic en Siguiente. En Criterios de ordenación, seleccione 1. Autor: ascendente y haga clic en Siguiente.
4. En Distribución, elija En pasos. En Orientación, seleccione Horizontal.
5. Asigne el Título: Invent y seleccione la opción Vista previa de impresión.

Creación y Preparación de Datos en Excel

1. Cree un libro de trabajo. Diríjase a la Tabla de X.
2. Inicie la aplicación Excel, cree un libro en blanco y guárdelo como Base de datos X.
3. Vaya a Archivo, luego a Información y seleccione Copiar ruta de acceso.

Exportación de Datos de Access a Excel

Para exportar datos mediante macros, realice lo siguiente:

1. Asegúrese de no tener ningún objeto abierto en Access. Vaya a la pestaña Crear, seleccione Macro y elija Mostrar todas las acciones.
2. En la lista desplegable, seleccione la acción ImportarExportarHojaDeCalculo.
   • Tipo de transferencia: Exportar.
   • Nombre de la tabla: X.
   • Nombre del archivo: Pegue la ruta de acceso copiada anteriormente.
   Nota: La aplicación Excel no debe estar abierta durante este proceso.
3. En el Rango (1Fx 12C), el valor siempre es 1. Haga clic en la X para cerrar, guarde los cambios y asigne el nombre MacroExportar. Haga clic en Aceptar.
4. Vaya al Formulario X, haga clic derecho y seleccione Vista Diseño. Inserte un Botón para activar el Asistente para botones de comando.
   • Categorías: Otras.
   • Acciones: Ejecutar macro.
   • Seleccione MacroExportar.
5. Elija la opción de Texto y escriba "Exportar a Excel". Haga clic en Finalizar.
6. Cierre y guarde los cambios. Haga doble clic en el formulario para verificar si el botón funciona correctamente (observará líneas punteadas). Verifique los datos en la Hoja 2 de Excel.

Exportación de Datos de Access a Word (Combinación de Correspondencia)

1. Cree y guarde el archivo (X).
2. En Word, vaya a la pestaña Correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondencia y elija Paso a paso por el asistente.
3. Tipo de documento: Cartas. En la parte inferior, haga clic en Siguiente.
4. Configuración de las cartas: Seleccione Utilizar el documento actual y haga clic en Siguiente.
5. Selección de destinatarios: Elija Utilizar una lista existente. En la ventana emergente, busque su memoria USB y seleccione la Base de datos X.
6. Elija la tabla _1Fx12c$ (asegúrese de tomar la que contiene el signo $). Aparecerán todos los registros de la tabla; haga clic en Aceptar y luego en Siguiente.
7. Para el título del libro, vaya a la pestaña Correspondencia, sección Escribir e insertar campos y seleccione Insertar campo combinado. Aparecerá la etiqueta <<titulo>>. Repita el proceso con los demás campos de la lista desplegable.
8. Haga clic en Siguiente. En la Vista previa de resultados aparecerá el primer registro.
9. Haga clic en Siguiente y seleccione Editar cartas individuales (por ejemplo, 6 de 6). En Cambiar registros, seleccione Todos y haga clic en Aceptar. Finalmente, Guarde el documento.