Proceso de Administración Empresarial: Fases Clave y Conceptos Fundamentales

El Proceso de Administración: Conceptos y Fases Esenciales

Se denomina proceso de administración al conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Este proceso se divide en dos fases principales:

Fases del Proceso de Administración

1. Fase Mecánica (Estructural)

Esta es la parte teórica del proceso y se subdivide en dos etapas:

• Planificación: En esta etapa se plantea qué se va a hacer, estableciendo los objetivos y el camino para alcanzarlos.
• Organización: Consiste en la división del trabajo y la asignación de responsabilidades para ejecutar lo planificado.

2. Fase Dinámica (Operativa)

Esta fase se centra en la ejecución y el seguimiento, e incluye:

• Gestión (o Dirección): Implica la toma de decisiones y la ejecución de las acciones planificadas.
• Control: Establecimiento de estándares y seguimiento para asegurar que los objetivos se cumplan y, si es necesario, realizar ajustes.

Función de Planificación

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la organización.

Clasificación de los Planes

Según su Alcance y Amplitud:

• Fin o Propósito: Representan los fines fundamentales perseguidos por la empresa a largo plazo.
• Objetivos: Aquello que la empresa quiere conseguir durante un periodo concreto y definido.
• Estrategias: Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos del mercado.
• Políticas: Principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan ciertos límites de actuación.
• Procedimiento: Pasos que hay que seguir para ejecutar una acción de manera sistemática.
• Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, estableciendo límites claros.
• Presupuestos: Planes cuantificados en términos monetarios o de recursos.

Según su Ámbito Temporal:

• Planes a Largo Plazo: Aquellos que abarcan un periodo de 5 años o superior.
• Planes a Medio Plazo: Aquellos con un periodo superior a 1 año, pero inferior a 5 años.
• Planes a Corto Plazo: Aquellos que tienen como límite un ejercicio económico.

Según su Funcionalidad (T.1):

(El documento original hace referencia a T.1 sin más detalles. Se mantiene la sección como se indica.)

Etapas del Proceso de Planificación

• Análisis de la Situación de Partida: Se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno, tomando conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.
• Creación de Alternativas: Se marcan los diferentes caminos posibles para llegar a los objetivos propuestos.
• Fijación de los Objetivos y Recursos: Se concretan las metas a las que se quiere llegar, tanto objetivos generales como subobjetivos, y se asignan los recursos necesarios.
• Evaluación de Alternativas: Se evalúan los costes y beneficios asociados a cada una de las alternativas planteadas.
• Elección de una de las Alternativas: En esta etapa se decide qué plan se ejecutará, seleccionando la opción más viable y beneficiosa.
• Control y Determinación de Desviaciones: Se realiza un seguimiento continuo y, si es necesario, se implementan modificaciones o ajustes para corregir desviaciones.

Función de Organización

Se define la organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa. Su objetivo es ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas del funcionamiento de una empresa.

Etapas de la Organización

1. Determinación de Niveles Jerárquicos: Hay que determinar los niveles de organización, es decir, la jerarquía de los mandos dentro de la estructura.
2. Definición Clara de Funciones y Objetivos: Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos.
3. Establecimiento de Líneas de Autoridad: Cada persona, además, debe saber a quién tiene que obedecer para asegurar una cadena de mando efectiva.
4. Creación de Vías de Comunicación: Debe de haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos.

La Comunicación en la Empresa

En la empresa existen tres tipos principales de comunicación:

• Comunicación Ascendente: Fluye desde los niveles inferiores de la jerarquía hacia los superiores.
• Comunicación Descendente: Fluye desde los niveles superiores de la jerarquía hacia los inferiores.
• Comunicación Horizontal (o Interna): Es la que se origina entre departamentos o personas del mismo nivel jerárquico, facilitando la coordinación y colaboración.