Proceso de compra en hostelería: fases, criterios de selección y evaluación de proveedores

Proceso de compra: fases

1. Determinación de las necesidades

En esta etapa se toman decisiones acerca de:

• Qué hay que comprar.
• Cuánto hay que comprar.
• Cuándo hay que comprar.

2. Ficha descriptiva de productos

En ellas se especifican las características de cada alimento o producto que compramos y necesitamos, para negociar con los proveedores y fijar con ellos los criterios de calidad que debe cumplir el proveedor al servir el producto en cuestión. Además, se indican los criterios para la supervisión al recepcionar la materia prima. Es decir, fija unos estándares.

3. Selección de proveedores

Se trata de elegir, de acuerdo con los parámetros fijados, el proveedor que más nos convenga. Normalmente, en esta fase la empresa dispone de varias ofertas que debe analizar antes de escoger el proveedor más adecuado. La empresa creará una ficha de proveedores en la que empleará los criterios de valoración más apropiados a los objetivos de calidad a cumplir. Por ejemplo:

1. Cumplimiento de las especificaciones del producto.
2. Garantías que ofrece respecto al producto: sistema de calidad y certificación.
3. Estructura organizacional de las instalaciones del proveedor: capacidad y calidad de almacenes y cámaras, sistemas de conservación, medios técnicos, medios de transporte, trazabilidad.
4. Solvencia de la empresa: equipo humano y experiencias previas con el proveedor.
5. Plazo de entrega previsto, precio y condiciones de pago.

4. Evaluación de proveedores

El proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha del negocio. Existen una gran cantidad de variedades y calidades de los géneros en hostelería; el aprovisionamiento en la empresa afecta a:

1. La calidad higiénica y organoléptica de los productos finales elaborados, servidos y almacenados.
2. La adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa y el cumplimiento de los plazos de entrega, así como la garantía de niveles de stock.
3. El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los menús elaborados.
4. La fiabilidad de los documentos del proveedor: facturas, albaranes, recibos...
5. Los precios y la estructura de los costes, especialmente del food cost.