Proceso de Compra Industrial: Estrategias y Gestión Eficiente

Proceso de Compra Industrial: Fases Clave

El proceso de compra industrial es fundamental para la eficiencia y rentabilidad de cualquier organización. A continuación, se detallan sus fases principales:

Fase 1: Planificación y Definición de Necesidades

• Planificación de las compras: Establecimiento de los objetivos y estrategias de adquisición.
• Análisis de las necesidades: Identificación precisa de los bienes y servicios requeridos.
• Desarrollo de especificaciones: Creación de descripciones detalladas de los productos o servicios a adquirir.

Fase 2: Gestión y Selección de Proveedores

• Búsqueda de proveedores: Identificación de posibles suministradores.
• Solicitud de ofertas: Petición formal de propuestas a los proveedores preseleccionados.
• Evaluación de las alternativas: Comparación y valoración de las ofertas recibidas.
• Negociación con proveedores: Discusión de términos y condiciones para alcanzar acuerdos beneficiosos.

Fase 3: Realización y Decisión de Compra

• Decisión de compra: Selección final del proveedor y formalización del pedido.

Tipos de Compra en el Ámbito Empresarial

Las compras se clasifican según el tipo de organización y su objetivo principal:

Compra Institucional

Realizada por las administraciones públicas. Su objetivo es adquirir bienes y servicios necesarios para el desarrollo de sus funciones y la prestación de servicios a la ciudadanía.

Compra de Reventa

Llevada a cabo por empresas comerciales. Su propósito es adquirir productos terminados para revenderlos directamente, sin someterlos a ninguna transformación.

Compra Industrial

Efectuada por industrias o empresas de producción. Su finalidad es comprar materias primas, componentes, maquinaria o servicios para producir otros bienes más elaborados o para el funcionamiento de sus operaciones.

Elementos Clave en el Proceso de Compra

En cualquier proceso de compra, intervienen diferentes roles con funciones específicas:

• Prescriptores: Son quienes analizan la necesidad y definen las especificaciones técnicas del producto o servicio requerido.
• Influyentes: Personas que, sin formar parte directa del departamento de compras o de la organización, ejercen influencia en la decisión final de compra (ej. consultores, expertos externos).
• Decisores: Aquellos que poseen la potestad y autoridad para tomar la decisión final de compra.
• Compradores: Encargados de negociar con los proveedores, gestionar las ofertas y formalizar la adquisición.
• Usuarios: Quienes utilizan el producto o servicio adquirido y valoran su eficiencia y adecuación a las necesidades.

Situaciones de Compra Comunes

Las circunstancias bajo las cuales se realiza una compra pueden variar significativamente:

• Compra Nueva: Se produce cuando es la primera vez que la organización adquiere un determinado producto o servicio. Implica un proceso de búsqueda y evaluación más exhaustivo.
• Recompra Directa: Consiste en comprar para reaprovisionarse de un producto o servicio ya adquirido anteriormente, sin modificaciones significativas.
• Recompra Modificada: Ocurre cuando la experiencia con una compra anterior fue negativa o se busca mejorarla, lo que lleva a cambiar algún producto, proveedor o condición de la adquisición.

Estrategias de Búsqueda de Proveedores

La identificación de proveedores adecuados es un paso crítico. Las fuentes de información pueden ser:

Información Interna

Datos y registros disponibles dentro de la propia empresa (historial de compras, bases de datos de proveedores anteriores, informes de rendimiento).

Información Externa de Carácter Secundario

Fuentes de información pública o comercial como guías telefónicas, cámaras de comercio, directorios empresariales en línea e internet en general.

Información Externa Primaria

Obtenida directamente a través de la interacción, como la asistencia a ferias comerciales, exposiciones sectoriales o visitas a instalaciones de proveedores.

Criterios Esenciales para la Selección de Proveedores

Al evaluar a los posibles proveedores, se deben considerar factores clave como:

• Coste: El precio del producto o servicio, incluyendo descuentos y condiciones de pago.
• Rapidez: Los plazos de entrega y la capacidad de respuesta del proveedor.

Solicitud y Evaluación de Ofertas

La solicitud de ofertas debe ser clara y detallada, abarcando diversos aspectos:

Características del Producto o Servicio

• Descripción técnica: Especificaciones detalladas del bien o servicio.
• Calidad: Estándares y certificaciones de calidad.
• Volumen y peso: Dimensiones y cantidad del producto.
• Envase y embalaje: Requisitos para la protección y presentación.
• Posventa: Servicios de soporte, mantenimiento o asistencia tras la compra.
• Garantía: Cobertura y condiciones de la garantía ofrecida.

Precio y Condiciones de Pago

• Precio por unidad: Costo base del producto.
• Descuentos: Posibles reducciones por volumen o pronto pago.
• Forma y plazo de pago: Métodos y tiempos establecidos para el abono.
• Financiación: Opciones de crédito o financiación disponibles.

Condiciones de Compraventa

• Plazo y lugar de entrega: Fechas y ubicaciones para la recepción de la mercancía.
• Forma y cargo del transporte: Modalidad de envío y quién asume los costes.
• Devoluciones: Políticas y procedimientos para la gestión de retornos.

Evaluación de Alternativas y Puntuación Ponderada

La selección del proveedor óptimo se realiza mediante una evaluación sistemática:

Se utiliza una puntuación ponderada de criterios objetivos relevantes, que incluye:

• Atributos del producto: Calidad, características técnicas, innovación.
• Condiciones de compraventa: Plazos, precios, garantías, servicio posventa.
• Atributos del proveedor:
  • Reputación: Imagen y fiabilidad en el mercado.
  • Experiencia: Trayectoria y conocimiento en el sector.
  • Confianza: Nivel de credibilidad y relación a largo plazo.

Registro y Gestión de Entradas de Mercancía

Una vez realizada la compra, es crucial un control adecuado de la recepción:

• Recepción del transporte: Verificación de la llegada de la mercancía.
• Control de la descarga: Supervisión del proceso de descarga.
• Identificación de la mercancía: Verificación de la correspondencia con el pedido.
• Codificación de las mercancías: Asignación de códigos internos para su seguimiento.
• Alta en el registro de stocks: Actualización del inventario con la nueva entrada.

Sistemas Básicos de Ubicación en Almacén

La organización del almacén es clave para la eficiencia logística:

Los sistemas de ubicación pueden ser:

• Ordenado: Cada producto tiene una ubicación fija y predeterminada.
• Desordenado (o caótico): Los productos se ubican en el primer espacio disponible.
• Mixto: Combina elementos de los sistemas ordenado y desordenado.

Existen dos reglas generales para la optimización de la ubicación:

• Las mercancías de gran tamaño y peso se ubican donde el recorrido sea menor, minimizando el esfuerzo de manipulación.
• Las mercancías con mayor rotación se colocan cerca de la zona de salida, facilitando su acceso y expedición.