Proceso de Recepción y Control de Mercancías en Almacén

Fases de la Recepción

• Recepción Simple: Se asigna la zona de descarga al transportista al llegar al almacén, verificando que la mercancía corresponde a la empresa. Se cotejan los datos del albarán o carta de porte con el pedido.
• Revisión Documental: Se verifica la coincidencia del lugar de entrega en la carta de porte con los datos de la empresa. Si el embalaje está deteriorado, se debe indicar en la carta de porte o albarán y verificar el contenido en presencia del transportista.
• Control Cualitativo: Se comprueba la coincidencia entre el albarán y las cantidades del pedido, generalmente sin la presencia del transportista. La mercancía se registra en la ficha de entrada.
• Control de Calidad: Se da de alta en la ficha de almacén. El análisis de calidad lo realiza personal especializado del departamento de compras si es necesario. Las irregularidades se comunican al proveedor o transportista en el plazo legal.

El comprador firma la carta de porte al recibir la mercancía, independientemente de si formula reclamación.

Documentación Clave

• Carta de Porte: Documento emitido por el transportista.
• Albarán: Documento de entrega de la mercancía.

Responsabilidades

• Proveedor: Responsable de la conformidad de calidad y cantidad, así como de la documentación del pedido. Entrega el albarán o packing list.
• Departamento de Compras: Responsable del control de calidad de la mercancía recibida.

Rechazo y Devolución

• Rechazo: Se indica en la carta de porte o albarán.
• Devolución: Rechazo posterior a la entrega.

Comunicación de Incidencias

Las reclamaciones se realizan mediante una carta en soporte papel (correo o fax) con encabezamiento, cuerpo y pie.

Pérdida Desconocida

La pérdida desconocida se genera por robos internos, externos y errores de gestión. Para calcularla, se comparan los valores registrados con los reales.

Desembalaje

El desembalaje se realiza al revisar la mercancía, siguiendo las instrucciones de los pictogramas en el embalaje.

Sistemas de Gestión

• SDDR: Sistema de Depósito, Devolución y Retorno.
• Punto Verde: SIG, Sistema Integral de Gestión.