Procesos Clave en la Gestión de Información Empresarial

Fases del Tratamiento de la Información

• Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento.
• Clasificación de la información obtenida.
• Selección de la información necesaria en cada momento.
• Elaboración de documentos a partir de esa información.
• Presentación o distribución de los mismos a los interesados.

Fuentes de Información

Fuentes Internas

• Bases de datos internas
• Estados financieros
• Registros de ventas, personal, costes, etc.
• Todo tipo de documentación generada en la empresa

Fuentes Externas

• Páginas web y portales de internet
• Publicaciones oficiales
• Revistas
• Estadísticas
• Datos procedentes de proveedores, clientes, competencia, etc.

Fuentes Primarias

• Encuestas
• Entrevistas
• Personal de la empresa
• Registros de ventas

Fuentes Secundarias

• Bases de datos de la empresa
• Bases de datos externas
• Cámaras de comercio
• Institutos de estadística
• Libros, revistas, publicaciones en general

Clasificación de la Información

Características

• Precisión
• Oportunidad
• Capacidad
• Concisión
• Relevancia
• Disponibilidad
• Seguridad

Sistemas de Clasificación

Sistemas Exactos

• Clasificación alfabética
• Clasificación geográfica
• Clasificación cronológica

Sistemas Ambiguos

• Clasificación temática
• Clasificación por grupos de usuarios (por interés, proveedores, clientes, empleados)

Clasificación Metafórica

Consiste en hacer más familiares a los usuarios aquellos conceptos abstractos relacionados con la información, usando términos que le son familiares.

Selección de Información

Toda acción que tiende a evaluar, discriminar y filtrar, en cualquier momento, la información de que dispone una empresa en función de los objetivos perseguidos.

Criterios de Selección

• Costes de rentabilidad
• Utilidad e interés de la información
• Fiabilidad
• Tiempo disponible
• Naturaleza de la información
• Origen de la información
• Objetividad

Análisis de la Información

Todas aquellas operaciones tendentes a ofrecer la información de manera distinta a la que ha sido recopilada, con el fin de poder ser utilizada para la toma de decisiones empresariales.

Tipos de Análisis

Análisis Formal

Recoge datos relativos a la información seleccionada como su origen, en qué departamento de la empresa se ha generado, si es una información obtenida de fuentes primarias o secundarias, etc.

Análisis de Contenido

Consiste en estudiar y analizar en profundidad la información seleccionada, para que pueda ser utilizada por los usuarios finales. Luego hay que prepararla para su presentación en función del tipo de usuario al que se dirija.

Formas de Presentación:

• Informe
• Resumen o síntesis
• Esquema
• Reseña
• Tabla
• Gráfico (Diagrama de barras/sectores, gráfico de líneas)

Seguridad de la Información

Conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder.

Cualidades de la Seguridad

• Confidencialidad: Propiedad que posee toda la información no conocida por personas no autorizadas por el emisor o propietario de la información.
• Integridad: Facultad de mantener una información libre de modificaciones u omisiones no autorizadas.
• Disponibilidad: Propiedad que garantiza que la información podrá ser consultada por aquellas personas que tengan autorización en el momento en que sea necesario.

Plan de Seguridad de la Información

• Prevención
• Reacción
• Restauración
• Investigación