Procesos y documentos en la recepción de obras: notas, órdenes y garantías

Nota de pedido

La nota de pedido es un documento destinado a generar comunicaciones desde la empresa contratista hacia la Dirección de Obras (DO), el comitente. Se informan cuestiones técnicas, administrativas, económicas, etc., que tienen que ver con la obra que los relaciona.

La DO no está obligada a responderla.

Orden de servicio

La orden de servicio (OS) es la inversa: va del comitente a la contratista; en este caso la contratista está obligada a responder con nota de pedido (NP).

Recepción provisoria

Cuando la obra se encuentre totalmente terminada y se hayan cumplido satisfactoriamente las pruebas y ensayos establecidos en los pliegos, se procede a la firma del Acta de Recepción Provisoria. Por lo general, antes de la firma el contratista debe presentar planos conforme a obra y la documentación que indiquen dichos pliegos.

• Requisitos habituales previos a la firma: planos conforme a obra, certificados de pruebas y ensayos, documentación técnica y administrativa exigida por los pliegos.

Recepciones provisorias parciales

El comitente, siempre que se establezca en los pliegos de bases y condiciones particulares (en general por razones de utilidad pública), podrá efectuar este tipo de recepciones.

Recepción definitiva

Transcurrido el plazo de garantía y de no mediar inconveniente alguno, se debe proceder a la firma del Acta de Recepción Definitiva de la obra, mediante formalidades análogas a las realizadas en oportunidad de la firma del Acta de Recepción Provisoria.

Plazo de garantía

A partir de la fecha en que se firmó el Acta de Recepción Provisoria comienza a computarse el plazo de garantía, cuya duración deberá ser fijada en los pliegos señalados. Durante este período el contratista será responsable de la conservación de las obras y de todas las reparaciones necesarias debidas a defectos o a una deficiente ejecución de los trabajos.

Fondo de reparo

El fondo estará constituido por las retenciones (5% del monto de los certificados). El monto acumulado será reembolsado al contratista, previas las deducciones por multas y otros conceptos, una vez realizada y aprobada la Recepción Definitiva.

Devolución del depósito del contrato y del fondo de reparo

Con el Acta de Recepción Definitiva aprobada, el contratista podrá solicitar la devolución de ambas garantías, con lo cual se da por terminada la relación contractual.

Certificado final de obra

Una vez cumplimentada la Recepción Definitiva de las obras, el contratista deberá confeccionar el certificado final, en el que efectuará el ajuste total y definitivo del contrato, incluidas las modificaciones, deducciones y/o ampliaciones producidas.

Conceptos clave

• Nota de pedido (NP): comunicación de la contratista a la DO.
• Orden de servicio (OS): instrucción del comitente a la contratista.
• Acta de Recepción Provisoria: firma cuando la obra y las pruebas cumplan lo requerido.
• Plazo de garantía: período en el que el contratista responde por reparaciones.
• Fondo de reparo: retenciones destinadas a cubrir reparaciones y sanciones.
• Certificado final: ajuste definitivo del contrato tras la recepción definitiva.