Procesos y Fundamentos de la Auditoría en Sistemas de Gestión

Fases y Responsabilidades en el Proceso de Auditoría

1. Planificación y Preparación

• a) Definir Alcance y Objetivos: Establecer qué se auditará y por qué.
• b) Seleccionar el Equipo: Elegir a los auditores y asegurar la competencia colectiva del equipo.
• c) Elaborar y Aprobar el Plan: Crear el documento que detalla fechas, criterios y métodos, y comunicarlo al auditado.

2. Ejecución y Liderazgo en Campo

• a) Liderar la Reunión de Apertura: Presidir la reunión para confirmar el plan y las comunicaciones.
• b) Dirigir al Equipo: Asignar tareas específicas, gestionar el tiempo y monitorear el desempeño del equipo.
• c) Gestionar Conflictos: Tomar decisiones sobre los problemas o cambios inesperados durante la auditoría.

3. Informe y Cierre de la Auditoría

• a) Revisar Hallazgos y Conclusiones: Asegurar que las No Conformidades estén respaldadas por evidencia.
• b) Elaborar y Presentar el Informe: Ser el responsable final de la preparación y presentación del Informe de Auditoría.
• c) Liderar la Reunión de Clausura: Comunicar claramente las conclusiones y hallazgos.

Evaluación de la Confiabilidad: Auditorías Internas vs. Externas

Pregunta: ¿Las auditorías externas de Sistemas de Gestión, que agregan valor, invalidan la confiabilidad de una auditoría interna? Justifique su respuesta.

1. Propósito Diferente y Complementario

   • Auditoría Externa: Su objetivo principal es la Certificación y la validación de la Conformidad con la norma por parte de un tercero imparcial. Agrega valor con una perspectiva externa y estratégica.
   • Auditoría Interna: Su objetivo principal es la Mejora Continua (ciclo PHVA) y la Eficacia operativa. Su valor reside en la frecuencia, la profundidad y el conocimiento interno de los procesos de la organización.

2. Principio de Imparcialidad

   • La confiabilidad de la auditoría interna se garantiza porque el auditor debe ser independiente del proceso que audita (aunque sea empleado).
   • La auditoría externa garantiza su imparcialidad por ser una entidad totalmente separada.

Conclusión: Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) eficaz requiere ambas. Una auditoría interna confiable es la que prepara el terreno y asegura la mejora operativa continua, lo que a su vez eleva la probabilidad de éxito en la auditoría externa. Una no reemplaza la función vital de la otra.

Importancia de los Principios de Auditoría para la Eficacia y Fiabilidad

Pregunta: Explique la importancia de la observancia de los principios de auditoría como herramienta para garantizar la eficacia y fiabilidad.

Respuesta Modelo:

• 1. Garantía de Fiabilidad (Integridad y Comportamiento Ético)

  Asegura que el auditor actúe con honestidad y responsabilidad. Si la auditoría no se realiza éticamente, la información obtenida no es confiable, invalidando su uso para la toma de decisiones.

• 2. Base para la Eficacia (Enfoque Basado en la Evidencia)

  Requiere que los hallazgos (incluyendo No Conformidades) se basen únicamente en evidencia objetiva y verificable. Esto elimina suposiciones y opiniones, asegurando que la información sea precisa y permita enfocar las acciones de mejora en las causas raíz reales.

• 3. Dirección Estratégica (Enfoque Basado en Riesgos)

  Dirige los recursos de auditoría hacia las áreas y procesos más críticos o con mayor riesgo de fallar. Esto maximiza la eficacia de la auditoría al proporcionar a la organización información relevante que tiene el mayor potencial para mejorar el desempeño de sus procesos clave.

Cuestionario de Evaluación y Conceptos Clave

1. Conjunto de requisitos utilizados como referencia: c) Criterios de Auditoría.
2. En la etapa de Preparación de actividades de la auditoría, se incluyen las siguientes tareas: g) Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores.
3. Si en una auditoría se detecta una No Conformidad sin evidencia objetiva, el auditor debe: e) Ninguna de las anteriores.
4. Las auditorías se caracterizan por ser: b) Una relación entre el equipo auditor, auditado y cliente de la auditoría, basada en la confidencialidad y discreción.
5. El nivel de efectividad demostrado y la madurez del sistema de gestión del auditado es una de las causas que hace necesaria la modificación de: c) Plan de auditoría.
6. Las auditorías que son llevadas a cabo por organizaciones de auditorías independientes, como aquellas que proporcionan certificación: d) Ninguna de las anteriores.
7. Al hablar de retroalimentación como método de evaluación de los auditores, podemos incluir actividades como: c) Revisión del informe de auditoría y entrevistas con el líder del equipo de auditoría.
8. La información documentada para la auditoría incluye: d) Todas las anteriores.