Protección de Datos y Gestión Documental en Sanidad

Protección de Datos en el Ámbito Sanitario

Los profesionales de la salud tienen la obligación ética de mantener el secreto profesional de todo aquello que conocen en el ejercicio de su profesión. Existe una relación recíproca entre el derecho del paciente a preservar su intimidad y la obligación de secreto por parte del médico. Todo el personal que tiene contacto con la documentación clínica debe guardar el secreto profesional de la misma.

Legislación Vigente

La legislación vigente en materia de protección de datos y derechos y obligaciones relacionados con la documentación clínica es:

• La Constitución Española.
• La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD): Recoge el tratamiento que debe darse a los datos personales de los pacientes y se aplica a ficheros automatizados, ficheros manuales y ficheros temporales.
• Ley 41/2002, del 14 de noviembre: Es la ley básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

Cumplimentación y Tramitación de Documentos Sanitarios

Normas Básicas de Cumplimentación

Las normas básicas para la cumplimentación de documentos sanitarios deben respetarse independientemente del soporte en el que se realice. Los principales criterios que se deben seguir son:

• Objetividad.
• Precisión y exactitud.
• Legibilidad y claridad.
• Simultaneidad (registro en el momento).

Envío y Transmisión Segura

El envío y la transmisión de los documentos sanitarios deben realizarse de forma que se garantice la seguridad del documento. Toda transferencia irá acompañada por hojas de entrega que serán firmadas tanto por el responsable desde donde se envía como por la persona que la recibe. Estas hojas (y las reclamaciones, si las hubiera) se gestionan por triplicado.

Archivo y Conservación

Los documentos deben archivarse garantizando su conservación en las mejores condiciones posibles en cuanto a seguridad y orden. Para ello, se adoptan una serie de medidas agrupadas en dos bloques:

a) Medidas para la Durabilidad de los Documentos

• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo.
• Restauración de documentos deteriorados.
• Copias de seguridad para documentos informatizados.

b) Medidas para la Organización de los Documentos

• Clasificación de documentos (cronológica, alfabética o numérica).
• Realización de signatura y sellado.
• Datación (fechado).
• Numeración de folios.

Aplicaciones Informáticas para la Gestión Documental

Existen diferentes tipos de aplicaciones informáticas que garantizan la correcta cumplimentación y tramitación de documentos. Estas aplicaciones deben tener una serie de características:

• Capacidad para gestionar cualquier tipo de documento.
• Suficiente capacidad de almacenamiento.
• Potencia en las búsquedas para la recuperación rápida de los archivos.
• Facilidad de uso y administración.
• Distintos niveles de seguridad.
• Personalización de la visualización de los registros en función de la búsqueda y del tipo de documento.