Protocolo de Comunicación Administrativa: Estructura y Redacción de Oficios y Circulares Institucionales

El Oficio (Documento Oficial)

El Oficio es un documento oficial que tiene por objeto la comunicación entre una instancia universitaria con otra similar o con instancias externas. Son de carácter oficial y se utilizan para:

• Comunicar o solicitar información.
• Atender un trámite específico.
• Orientar y atender dudas específicas.
• Tratar asuntos relativos a las actividades de la institución.

Importante: En ningún caso tratará asuntos personales.

La Circular

La Circular es el medio de difusión institucional de disposiciones legales y administrativas, tales como procedimientos, instrucciones, comunicaciones, criterios de operación o solicitudes de información. Va dirigida a varias personas para tratar un mismo asunto.

Emisión y Registro

Debido a su contenido y alcance, las circulares deberán ser emitidas por los titulares de las dependencias correspondientes.

Una vez firmadas, la dependencia emisora enviará una copia legible a la Dirección General de Personal para su digitalización e integración al Catálogo de Circulares de la UNAM.

Elementos Estructurales de Oficios y Circulares

Todo documento oficial debe contener los siguientes elementos:

1. Encabezado

• Escudo: Símbolo institucional.
• Dependencia Emisora: Nombre completo de la instancia que genera el documento.

2. Clave de Identificación

La clave se compone de varios elementos:

1. La palabra que indica el tipo de documento (Oficio o Circular).
2. Iniciales de la dependencia emisora y/o siglas del área que elabora el documento.
3. El número consecutivo:
   • Para oficios: 4 posiciones, asignadas por el departamento o área que emite el documento.
   • Para circulares: 3 posiciones.
4. Los últimos dos dígitos del año.

3. Asunto

Explicación breve y concisa de la esencia del documento. Debe ir encabezado en negritas y mayúsculas.

4. Destinatario

A. Destinatario en Oficios

El destinatario se conformará de la siguiente manera:

1. Grado académico abreviado (Ej.: Lic., Dr., Arq.).
2. Nombre completo (Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno).
3. Cargo del destinatario (Director, Subdirector, Jefe de Departamento, etc.).
4. Dependencia de adscripción.
5. La palabra PRESENTE al final, escrita en mayúsculas, minúsculas y espaciada.

Si el destinatario es externo a la institución, se anotará únicamente el nombre y cargo.

Si el oficio requiere que el asunto sea atendido por una instancia o persona en particular, se agregarán las siglas At'n: (Atención) seguidas del nombre y apellidos de la persona.

B. Destinatario en Circulares

El destinatario siempre será en forma colectiva, indicando los cargos o instancias a quienes se dirige el documento, así como la palabra PRESENTE.

5. Cuerpo del Documento

Si el documento abarca más de una hoja, deberá numerarse a partir de la segunda, en el ángulo inferior derecho de la hoja. El último párrafo deberá quedar en la siguiente hoja, junto con el cierre o firma del emisor.

6. Cierre y Firma

Tanto en oficios como en circulares, el cierre debe incluir:

• La palabra ATENTAMENTE, en mayúsculas, espaciada y en negritas.
• El Lema Institucional, en mayúsculas y negritas.

El Cargo y Nombre del firmante deben ir remarcados en negritas y alineados hacia la izquierda.

Nota administrativa: Las siglas C.d., Mx. hacen referencia al decreto de la Ciudad de México, que entró en vigor el 30 de enero de 2016.

Disposiciones Adicionales y Referencias

Referencia a Circulares Previas

Las circulares que sustituyan o complementen la información de alguna otra deberán hacer referencia a la clave y año de emisión de la circular que sustituyen o complementan.

Emisión Conjunta de Circulares

Cuando una circular sea emitida conjuntamente por dos dependencias, el encabezado deberá mencionar el nombre de ambas instancias. La clave se conformará con las iniciales de las mismas, separando cada dependencia por un guion, seguido del número consecutivo.

Copia de Conocimiento (C.c.p.)

Cuando sea necesario enviar copia de un oficio a otras instancias para su conocimiento, deberán indicarse al pie del documento las siglas C.c.p. (Con Copia Para). A continuación, se anotará el nombre, cargo y dependencia de adscripción de los destinatarios.

Referencias Finales

Son las iniciales de la persona que suscribe o firma y de la persona que transcribe el documento.