Protocolo y comunicación institucional
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1. Los 3 conceptos básicos del protocolo. Nuevo paradigma: El protocolo en la estrategia de comunicación institucional.
- Protocolo: conjunto de normas, decretos y reglamentaciones que deben observarse en el diseño, organización y desarrollo de un acto (público/solemne).
- Ceremonial: conjunto de formalidades de un acto público o solemne.
- Etiqueta: estilos, usos y costumbres que deben observar organizadores, participantes y asistentes en todo acto y ceremonia públicas y solemnes.
El nuevo paradigma consiste en: La superación del triángulo protocolo + comunicación + seguridad. Y en la conjugación de los 4 vértices: protocolo + comunicación + producción + seguridad + creatividad.
El protocolo forma parte de las estrategias y tácticas de comunicación institucional. Propicia interacciones comunicativas recubiertas de rango social. Protocolo y comunicación se requieren mutuamente. Forman parte de un mismo universo de cosas. Dos “p” en una: protocolo y público. Organización de actos ordenados para difusión de mensajes.
2. El anfitrión, responsabilidades y tareas. El protocolo, un trabajo en equipo. ¿Qué hacer antes, durante y después de un acto protocolario?
Todo acto tiene un anfitrión a quien corresponde asumir la responsabilidad organizadora, convocar los posibles invitados y despedirlos. Y, desde luego, hacerse cargo generalmente de los gastos que implique su celebración.
Responsabilidades básicas:
- Ejecutivas: Responsable final de decisiones. Responsable máximo de la organización (organización, comunicación, prevención, etc.).
Promueve y convoca el acto.
Ordenación de los invitados asistentes (jerarquizada).
Marca el inicio y el final.
Ostenta la presidencia, salvo presencia de un invitado de honor.
Ejerce de maestro de ceremonia. Concesión de turnos y cierre de intervenciones.
- De comunicación: invitación, agradecimiento y correcta difusión del acto.
Supervisión del proceso comunicativo (creatividad, invitación, convocatoria y difusión.
El mensaje: Qué mensaje, cómo y con qué discurso.
- De atención institucional: contacto, recepción y despedida de invitados.
Tres tiempos: saludo, atención y despedida.
Saludo y despedida de primeras autoridades. Del resto se encarga la persona delegada (jefe de gabinete, jefe de protocolo, etc.).
Atención. Listado de máximo representante institucional.
Antes. Previa al comienzo del acto.
Durante. Mención en saludo inicial del discurso.
Después. Justo al términar.
Qué hacer antes, durante y tras el acto:
- En todo momento atender permanentemente a los invitados (finaliza con la despedida del último).
- El anfitrión no debe salirse del papel en ningún momento.
- Tras el evento, debemos fomentar el encuentro y la convivencia en otro espacio. Con servicio de catering.