Protocolo Internacional de Negocios: Comunicación, Tecnología y Documentación Comercial

Protocolo Internacional en los Negocios

Para evitar malentendidos en el ámbito internacional, se han desarrollado una serie de reglas.

Presentación y Saludos

Se considera como norma de cortesía realizar tanto el saludo como la despedida en el idioma del interlocutor, mostrándoles así nuestro interés y respeto por su cultura. Será conveniente orientar nuestro saludo de la forma más formal posible, evitando expresiones coloquiales. En cuanto al contacto físico, aunque en las normas de protocolo internacional se ha impuesto el comportamiento occidental (apretón de manos), hay que estar atento a las normas culturales en las que puede que se considere más educado saludar o despedirse a través de reverencias o besos (cultura árabe). El apretón de manos se debe realizar con todos los integrantes del equipo; si se limita solo a los de mayor rango, puede ser considerado como una descortesía.

Trato Personal hacia los Interlocutores

• En el caso de culturas orientales, será preciso dirigirse hacia las personas que componen el equipo negociador por su apellido.
• En la cultura anglosajona, se usa el nombre propio o diminutivo.
• En Italia, Portugal, Alemania y América Latina, lo más correcto es utilizar el título profesional seguido del apellido.
• En España, se usa "Señor" o "Señora" seguido del primer apellido.

Intercambio de Documentación

Será conveniente contar con un número suficiente de tarjetas de presentación. Lo más adecuado es entregarlas al final de la reunión. Se evitará realizar anotaciones en las tarjetas entregadas por nuestro interlocutor.

Consideraciones sobre el Lenguaje No Verbal

En este punto, adquiere importancia los gestos que se realizan con las manos, ya que determinados movimientos que en nuestra cultura muestran aprobación, como el pulgar hacia arriba con el puño cerrado o la unión de índice y pulgar formando un círculo, son considerados ofensivos en otros países (Italia, Dinamarca). En Francia y Bélgica, este último gesto significa "nulo". Diversos símbolos, como los números, los colores o los animales en la imagen corporativa, pueden incitar a confusión. El número 13 representa mala suerte para personas supersticiosas en países occidentales, y el 4 en algunos países asiáticos. El color gris se considera elegante en la mayoría de los mercados internacionales, pero en China se asocia a productos de poco valor.

Regalos y Protocolo

En Japón y en países de cultura oriental, la entrega de regalos es una tradición muy arraigada; simboliza respeto y agradecimiento por el interés de desarrollar relaciones conjuntas en el futuro. En Alemania y el Reino Unido, esta práctica no es habitual y puede percibirse de forma negativa, como un intento de soborno. En Estados Unidos, suelen optar por artículos corporativos o promocionales. En países latinoamericanos, no se suelen realizar regalos en los encuentros comerciales, pero sí en Navidad o cumpleaños. Es preferible que los regalos de reducido valor se entreguen sin envoltorio; si están envueltos, se deben abrir en el momento. En la cultura oriental, los regalos se entregan en privado.

Nuevas Tecnologías Aplicadas a los Negocios

Páginas Web

Debemos prestar atención a la estructura, el contenido, la personalización y adaptación a distintas tipologías de visitantes, la consideración de cauces de comunicación entre usuarios, la conectividad con otras webs relacionadas y la facilidad del proceso de venta. Hay dos tipologías principales:

• Webs corporativas: contribuyen a la fidelización de los clientes, como complemento a otros canales.
• Webs de marketing: elemento de atracción de los consumidores potenciales para la venta directa.

Publicidad Online

Se utilizan animaciones y vídeos para atraer la atención de los usuarios. Formatos:

• SEO: posicionamiento orgánico.
• SEM: posicionamiento pagado (Google).
• Intersticials: anuncios que aparecen entre una página web y otra.
• Pop-ups: anuncios que aparecen de forma repentina.
• Influencers: personas relevantes que promocionan productos o servicios.
• Alianzas: acuerdos entre empresas para promocionarse mutuamente.
• Marketing viral: contenido que se difunde rápidamente entre los usuarios.

Comunidades Virtuales

Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn son ejemplos de comunidades virtuales relevantes para los negocios.

Tipos de Cartas Comerciales

• Carta de Solicitud: relacionada con la petición de información empresarial, el desarrollo de una propuesta comercial o la invitación a un evento.
• Carta Comercial: dirigida a la entidad, para fomentar el conocimiento de la actividad que realiza la entidad remitente y solicitar un primer contacto.
• Carta de Información/Corporativa: para dar a conocer a una empresa en otros mercados, a través de una presentación formal.
• Carta de Pedido: relacionada con la tramitación de una orden de pedido. El lenguaje debe ser lo más claro y preciso posible para evitar confusiones. Se deben especificar todos los detalles necesarios, como la forma de recibir la entrega, el modo de envío, el embalaje, el etiquetado, los medios y los plazos de pago.
• Carta de Formalización de Pedido: realización efectiva de un pedido por escrito, con mayor detalle, acompañada de la firma de la persona responsable de compras.
• Carta de Aceptación de Pedido: respuesta por parte del proveedor a la carta de pedido, para comunicar la recepción y aprobación del pedido.
• Carta de Cobro de Pedido: una vez realizado el envío del pedido, el proveedor envía al cliente una carta en la que se expresa la realización del pedido realizado y se incluye la factura comercial.
• Carta de Acuse de Recibo: para notificar la recepción correcta de mercancía o información solicitada.
• Carta de Reclamación: para expresar la existencia de una incidencia.

Estructura del Correo Electrónico

• Encabezamiento: elementos que se encuentran en la parte superior del mensaje, como la identificación de la persona y entidad remitente y a quién va dirigida.
• Cuerpo del Mensaje: núcleo central y prioritario del mensaje que se pretende transmitir. Aquí se incorpora la información que justifica el envío de dicha correspondencia.
• Introducción: primera parte del cuerpo del mensaje; debe aproximar a la persona destinataria sobre el contexto que justifica el envío.
• Exposición: matizaciones necesarias para acercar al destinatario al objeto de la carta, despertar su interés o notificar algo.
• Conclusión: último paso; estará relacionado con mostrar qué es lo que realmente se pretende con la carta, una "llamada a la acción".
• Cierre: cerrar la redacción de una forma correcta y educada, despedirse y firmar.

Instrumentos para el Desarrollo de las Relaciones Comerciales: El Presupuesto

El objetivo del presupuesto es determinar un precio de venta que garantice la cobertura de costes y la obtención del beneficio planificado. Se puede realizar con una hoja de cálculo que incluya:

• Referencia: código identificador arbitrario para cada producto.
• Costes de Producción: recoge la suma de los costes de producción.
• Costes de Distribución: se imputa de forma unitaria a cada unidad de producto.
• Impuestos: aranceles, impuestos y gastos administrativos.
• Margen Comercial: margen unitario que se desea obtener.
• Precio de Venta: suma de las partidas correspondientes a los costes de producción, distribución e impuestos, más el margen estipulado.

Elementos a tener en cuenta para la Información de Precios

• Objetivos estratégicos y orientación de la empresa en su estrategia comercial.
• Costes asociados a la fabricación o adquisición del producto.
• Etapa del ciclo de vida del producto.
• Características que definen el contexto económico, cultural y social en cada país o mercado (características, percepciones y preferencias del consumidor local, consideraciones legales, estructura de fijación de precios en cada mercado internacional).
• Naturaleza del sistema de distribución aplicable en cada mercado.
• Competencia.
• Estructura de precios en mercados relativamente cercanos.