Protocolos de Seguridad y Gestión Eficiente de Documentación

Medidas para documentos en papel

• Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación.
• Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible, con llaves, cámaras, cajas de seguridad, etc.
• Crear copias de la documentación para guardarlas en lugares distintos.
• Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios e inundaciones.
• Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico de documentos escritos.
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación.
• Exigir secreto y confidencialidad a los propios trabajadores.

Medidas adicionales para documentos electrónicos

• Hacer copias de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida accidental.
• Restringir el acceso a los equipos informáticos según niveles de usuario, mediante el establecimiento de contraseñas individuales.
• Ocultar ciertos archivos a determinados usuarios.
• Configurar archivos de solo lectura para determinados usuarios.
• Instalar antivirus.
• Establecer programas de cifrado y encriptación en los correos electrónicos con objeto de evitar la intrusión.

El Registro Público

Un registro público es una unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los particulares y de los que llegan por correo dirigidos a organismos administrativos, sus dependencias y servicios a través de:

• Mostrador.
• Correo ordinario.
• Correo interno desde otra dependencia administrativa.
• Vía telemática.

Tareas principales:

• Recepción de documentos.
• Clasificación.
• Registro y distribución a las unidades administrativas correspondientes.

Funcionamiento general del archivo

• Ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
• Dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
• No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
• La labor de archivo tiene que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
• Hay que evitar duplicidades en documentos y expedientes.
• Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
• Procurar que los documentos estén seguros y no sufran modificaciones.
• Es importante que el archivo de la documentación quede visible para una búsqueda posterior.