Cómo Redactar Cartas Comerciales Efectivas y Otros Documentos Empresariales

Carta Comercial

Medio de comunicación e intercambio de información entre empresas o entre empresas y particulares.

Analizar Antes de Redactar una Carta

Es fundamental analizar bien el tipo de situación, quién es el destinatario, qué relación queremos mantener con él, qué queremos comunicar y cuál es el tono con el que deseamos que reciba el mensaje.

Características de Redacción

• Amabilidad.
• Textos cortos.
• Lenguaje claro y directo.
• Evitar juicios personales.

Esquema del Proceso Correcto de Redacción

Pasos Previos

• Analizar la situación.
• Generar ideas y seleccionar la información.
• Elaborar un esquema.

Redacción

• Redactar.

Revisión

• Revisar.
• Valorar.
• Pulir.

Contestar Carta de Reclamación

Es importante utilizar un tono tranquilo y calmado. Se requiere cierto grado de comprensión y uso adecuado del lenguaje. Contestar lo más rápido posible y tratar bien al que reclama, mostrando empatía, respeto y voluntad.

Características de Cartas de Presentación

Debe ser un motivo de presentación. Conviene utilizar expresiones como "es un placer" o "me complace". Redactar de forma simple y clara, con párrafos cortos y oraciones sencillas que utilicen verbos simples. Mantener un tono amable, entusiasta y optimista.

Avisos y Anuncios

Mensajes breves dirigidos a un colectivo para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos. Se envían a través de correo electrónico y tablón de anuncios.

Memorándum

Comunicaciones internas de la empresa que pueden hacerse personalmente o por teléfono. Deben quedar documentadas por escrito. Anteriormente se hacían en papel y ahora se envían por correo electrónico. Debe ser breve y ágil, y la información debe desarrollarse como un anexo al propio comunicado.

Informe

Documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un asunto determinado.

Su Estructura

• Portada: Título del informe, nombres de los redactores, destinatarios y fecha.
• Introducción: Objetivos principales del informe.
• Desarrollo: Se redacta toda la información objetiva.
• Conclusiones: Analizar e interpretar los datos en la exposición y ofrecer recomendaciones.
• Anexos: Bibliografía y fuentes consultadas.