Régimen Legal y Tipología de la Facturación Mercantil y Fiscal

Fundamentos de la Factura Mercantil

La factura es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa de bienes o servicios. Es un documento mercantil, regulado por el Código de Comercio. Lo emite el vendedor e incluye el IVA.

La normativa establece que los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas y conservar copia de todas las facturas emitidas.

La Factura Proforma

La factura proforma es una factura que se envía al cliente para informarle de los datos de una “posible” operación de compraventa. Su formato es el mismo, pero debe indicar claramente que se trata de una factura proforma.

Tipos y Requisitos de la Facturación

La factura es un documento regulado por ley que debe contener una serie de datos mínimos. Vamos a distinguir, en función de su contenido, los siguientes tipos:

• Facturas completas.
• Facturas simplificadas.
• Facturas recapitulativas.
• Documentos sustitutivos.

Factura Simplificada

La factura simplificada:

• Solo puede ir destinada a un particular, por ello no es necesario identificar al destinatario.
• El montante de la operación no puede ser superior a 100 € IVA incluido.

Factura Recapitulativa

Cuando una empresa realiza ventas sucesivas a otra empresa, puede realizarse una única factura que incluya todo lo vendido dentro del mismo mes natural. A este tipo de facturas se les llama recapitulativas.

Documentos Sustitutivos (Tiques o Vales)

Las facturas pueden ser sustituidas por vales numerados cuando el importe de la operación no exceda de 3.000 €.

Facturas con Distintos Tipos Impositivos

Son similares a las anteriores, pero en este caso hay que repartir los gastos accesorios comunes entre las distintas bases imponibles existentes. A la hora de anotar la descripción de las operaciones, debes consignar todos los datos necesarios para la determinación de cada base imponible del impuesto por separado.

Documentos de Corrección y Ajuste

Factura de Rectificación

Una factura confeccionada y emitida solo se puede modificar a través de una factura de rectificación. Se emitirá, por ejemplo, en los casos de error en el cálculo del IVA o modificación de la base imponible.

Nota de Abono

Es un documento que emiten los empresarios o profesionales, después de emitir la factura, para hacer al cliente un descuento, devolución u otro beneficio que repercuta sobre la base imponible.

Facturación Electrónica y Seguridad Digital

Facturación Electrónica

La facturación electrónica es un equivalente a la facturación en papel y consiste en la transmisión de las facturas, entre emisor y receptor, por medios electrónicos.

Certificado y Firma Digital

Un certificado digital es un documento digital mediante el cual una entidad de certificación garantiza la identidad de una persona física o jurídica.

La firma digital es una secuencia de datos electrónicos que se adjunta al cuerpo del documento firmado digitalmente.

Conservación de Libros de Registro Contable

Requisitos de los Libros de Registro

Los libros de registro deben llevarse:

• Con claridad, exactitud y con orden de fechas.
• Sin espacios en blanco, raspaduras ni tachaduras.
• Las páginas deben estar numeradas correlativamente.

Plazos de Conservación

¿Cuánto tiempo deben guardarse los libros contables?

La obligación de conservación varía según la legislación aplicable:

• Según la legislación mercantil: Durante 6 años a partir del último asiento.
• Según la legislación fiscal: 4 años para prescripción a partir de la finalización del plazo voluntario de presentación del impuesto.