Repertorios Bibliográficos, Catálogos y Organización de Archivos: Conceptos Esenciales

Repertorios Bibliográficos y Bibliografías

Los repertorios bibliográficos, también conocidos como bibliografías, son obras de referencia en el sentido más estricto. Son instrumentos elaborados con el propósito de servir para la información referencial de forma puntual y rápida.

Según L. N. Malclès, una bibliografía es una “obra de consulta integrada por informaciones ordenadas, de acuerdo con un sistema determinado, en la que se contiene la descripción de un texto impreso”. Esta descripción abarca el nombre del autor/es, el título, la edición, el lugar de edición, el editor, el año, el formato, el número de páginas y el precio.

Es importante destacar que no cualquier lista de libros es una bibliografía. Estas herramientas identifican el documento e informan sobre él, pero no contienen el documento en sí.

Catálogos de Biblioteca

El catálogo de biblioteca es el inventario de los fondos contenidos en esta, la relación ordenada de las descripciones de los documentos que constituyen la totalidad de su acervo.

Es un instrumento intermedio entre el contenido de la biblioteca y el usuario que desea acceder a él. Su principal función es localizar o hacer localizables los documentos que esa biblioteca posee mediante la signatura topográfica, elemento que determina el profesional del centro y que sirve para indicar en qué lugar exacto se encuentra el documento buscado.

También puede ser un instrumento de identificación, ya que contiene completas descripciones bibliográficas.

Ejemplos de Catálogos

Catálogos de Bibliotecas Generales:

• Biblioteca Universitaria de la Universidad de Granada
• Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Catálogos de Bibliotecas Musicales:

• Worldwide Internet Music Resources - Indiana University School of Music

REBIUN: Catálogo Colectivo de Bibliotecas Universitarias Españolas:

• http://rebiun.crue.org/cgi-bin

División de Archivos

Los archivos se organizan según la administración que los genera y custodia:

• Administración Central (Estado y Ministerios):

  Archivos nacionales (con documentación de ministerios y la antigua división en reinos, como los archivos de la Corona).

• Comunidades Autónomas:

  Archivos generales de la autonomía, establecidos desde 1978 (uno por cada autonomía).

• Provincias:

  • Archivos históricos provinciales (con documentación de las delegaciones ministeriales y las Delegaciones de las Consejerías).
  • Archivos históricos de diputaciones (actuando como Delegados del Gobierno).

• Ciudades:

  Archivos históricos municipales.

Etapas del Ciclo de Vida Documental:

1. Archivo de Oficina
2. Archivo Intermedio
3. Archivo Histórico