Requisitos y Normativa de Facturación: Todo lo que Debes Saber

La Factura: Concepto y Requisitos Legales

La factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.

Datos obligatorios en la factura

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Fecha de realización de la operación documentada.
• NIF, nombre y apellidos o denominación social.
• Domicilio del expedidor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones y datos necesarios para la determinación de la base imponible.
• Tipo o tipos impositivos.
• Cuota tributaria.
• Sede de actividad o establecimiento al que se refieran las operaciones.

Otros datos de interés

• Moneda: Puede expresarse en cualquier moneda, aunque la cuota del IVA debe figurar en euros.
• Lengua: Se permite cualquier idioma, aunque la Administración puede exigir una traducción.
• Firma y localidad: No es necesario incluir ni firma ni localidad de expedición.
• Medios de expedición: Puede realizarse en papel o por medios electrónicos.

Tipos de Facturas

• Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques. Se aplica cuando el importe no excede de 400€ (IVA incluido), cuando deba expedirse una factura rectificada, o cuando su importe no exceda de 3.000€ en operaciones conjuntas.
• Factura electrónica: Documento equivalente a la factura en papel, transmitido telemáticamente. Requiere el consentimiento del destinatario y debe estar firmada para tener validez legal.
• Factura recapitulativa: Reúne diferentes operaciones de compra o venta realizadas con un mismo cliente. Deben expedirse, como máximo, el último día del mes natural en el que se realizaron dichas operaciones.

Plazos de Expedición y Conservación

Plazos de expedición

• Destinatario particular: En el momento de realizarse la operación.
• Destinatario empresario o profesional: Antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que se consideran entregados los bienes o servicios.
• Facturas recapitulativas: Si el destinatario es empresario, antes del día 16 del mes siguiente; si no lo es, el último día del mes natural.

Conservación de facturas

Los empresarios y profesionales deben conservar las facturas recibidas y las copias de las expedidas:

• Normativa mercantil: Durante 6 años a partir del último asiento realizado.
• Normativa fiscal: 4 años desde la presentación de la declaración.

Aspectos Especiales en la Facturación

• Descuentos: Pueden ser comerciales, por volumen (rápel) o por pronto pago.
• Servicios prestados por autónomos: Los empresarios deben cargar el IVA y practicar retenciones a cuenta del IRPF sobre los rendimientos íntegros del trabajo.
• Gastos suplidos y provisiones de fondos: Pagos realizados por un profesional por cuenta de un cliente, quien posteriormente asumirá dicho importe.
• Rectificación de facturas: Se realiza cuando no se cumplen los requisitos legales, por error en las cuotas repercutidas o por modificación de la base imponible. Se emite una nueva factura. No es necesario rectificar en caso de devolución de mercancías o envases.