Roles, Coordinación y Planificación en la Empresa: Claves para el Éxito Organizacional

Roles Interpersonales, Informativos y de Decisión

Roles Interpersonales:

• Cabeza visible: Representa a la organización.
• Líder: Orientador y motivador.
• Enlace: Red de relaciones.

Roles Informativos:

• Monitor: El directivo busca y recibe información.
• Difusor: El directivo es transmisor de información.
• Portavoz: El directivo ha de comunicar oficialmente información.

Roles de Decisión:

• Empresario: Efectúa cambios.
• Gestor de anomalías: El directivo es el “solucionador de problemas”.
• Asignador de recursos: Programa, asigna, autoriza.
• Negociador: Lidera negociaciones en intercambios conflictivos.

Mecanismos Básicos de Coordinación

6 Mecanismos Básicos de Coordinación:

• Adaptación mutua: Comunicación voluntaria, informal y directa entre los empleados.
• Supervisión directa: Mediante el establecimiento de una jerarquía.
• Normalización de métodos de trabajo: Ordenar y racionalizar el trabajo para asignar a cada sujeto una tarea perfectamente descrita y definida.
• Normalización de productos: Queda perfectamente definido no solo las operaciones a realizar sino el resultado que se espera del trabajo.
• Normalización de habilidades: Si las situaciones que pueden presentarse admiten infinitas combinaciones y existen variables imprevisibles.
• Estandarización de las normas: Los miembros de la organización comparten un conjunto de creencias y valores comunes que los unen y guían en su comportamiento hacia los objetivos.

Departamentalización por Funciones Empresariales

Departamentalización por funciones empresariales consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa, como son compras, diseño, marketing, recursos humanos, etc. Es uno de los más usados en la empresa en un nivel o en más de uno.

Ventajas:

• Derivadas de la especialización, como la competencia, destreza y eficacia técnica.
• Gran cantidad de conocimientos y habilidades por la unión de especialistas.
• Permite absorber el crecimiento de la empresa.
• Adecuado para ambientes estables y productos de calidad elevada.

Inconvenientes:

• La excesiva departamentalización crea fronteras entre órganos y reduce la cooperación interdepartamental.
• Se sobrevalora la propia función en detrimento de las demás.
• Riesgo de no solucionar problemas que no encajan en una función concreta.
• Acumulación de decisiones en los niveles altos que es donde se tiene visión de conjunto.
• Probable elusión de responsabilidades e indisciplina por el énfasis en la especialización y no en la autoridad.

Dimensión Vertical y Horizontal en la Organización

• Dimensión vertical: Relaciones que aparecerán entre los distintos niveles jerárquicos de la organización.
• Dimensión horizontal: Relaciones que se crearán entre las diferentes unidades que habrá dentro de un mismo nivel jerárquico o entre cadenas de mando diferentes.

Conceptos de la Dimensión Vertical

• Unidad de mando: Cada persona un único supervisor.
• Autoridad y responsabilidad:
  • Autoridad: "Derecho legítimo que una persona tiene para dar órdenes a otra y esperar que esta las cumpla".
  • Poder: "Capacidad de influir en las creencias, conductas o acciones de otros".
  • Responsabilidad: "Obligación de cumplir con las órdenes recibidas o tareas asignadas".
• Delegación: Los subordinados pueden tomar decisiones que deberían tomar sus superiores.

Centralización vs. Descentralización

• Centralización: Decisiones tomadas en la cúspide de la pirámide.
• Descentralización: Decisiones tomadas por los que conocen de cerca el problema.

Ventajas de la Descentralización (Inconvenientes de la Centralización)

• Organización más flexible.
• Dedicación de la alta dirección a la estrategia.
• Autonomía de los trabajadores.

Inconvenientes de la Descentralización (Ventajas de la Centralización)

• Departamentos con demasiada autoridad.
• Problemas de comunicación y coordinación.
• Dificulta la política uniforme.
• Pérdida de control.
• Ángulo de control más amplio.

Conceptos de la Dimensión Horizontal

• Departamentalización: "Agrupación de actividades y personas bajo un supervisor que las coordine y sea responsable de ellas".
• Departamento: "Área o división de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desarrollo de las actividades que se le hayan asignado".

Tipos de Departamentalización

• Por funciones empresariales: Agrupación de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa.
• Por procesos: Los materiales, los equipos, las tareas y las personas se agrupan en base a funciones técnicas que constituyen etapas del proceso de trabajo global.
• Por tiempos: Consiste en agrupar las tareas y las personas por turnos de trabajo.
• Por habilidades o conocimientos: La agrupación se realiza teniendo en cuenta la existencia de conocimientos, disciplinas profesionales o habilidades compartidas por el personal.
• Por bienes de equipo: Se justifica en la utilización de un determinado tipo de maquinaria.
• Por productos: Divide el trabajo y constituye unidades bajo el criterio de los productos o líneas de productos que ofrece la organización.
• Por áreas geográficas: Habitual en empresas geográficamente dispersas. Consiste en la agrupación de todas las actividades que se desarrollan o afectan a un espacio geográfico determinado.
• Por clientes: Este criterio está basado en la segmentación del mercado.
• Por canales de comercialización: Parecida a la agrupación por clientes; se distingue de ella en que establece la división del trabajo en unidades que reflejan la forma en que el producto llega al consumidor final.

Tipos y Elementos de la Planificación

• Misión o propósito: Finalidad socio-económica básica.
• Objetivos o metas: Fines concretos y cuantificables a alcanzar en un cierto horizonte temporal.
• Estrategia: Proyecto que tiene como fin la consecución de los objetivos.
• Políticas: Pautas para la toma de decisiones.
• Procedimientos: Secuencia cronológica de acciones requeridas para operar sobre problemas estructurados.
• Reglas: Instrucciones taxativas, no admiten interpretación.
• Programa: Plan específico diseñado para alcanzar una meta.
• Presupuestos: Traducción a términos monetarios de un plan. Base objetiva de la función de control.

Etapas de la Planificación

• Tomar conciencia del problema: Provocar una situación favorable o evitar una desfavorable. Siempre anticipándose.
• Establecimiento de objetivos: Definir la situación deseada futura.
• Análisis de contingencias: Estudio de variables no controlables.
• Definición de líneas alternativas: Proposición de diferentes soluciones.
• Evaluación de alternativas: Valoración de las diferentes soluciones.
• Selección de una alternativa.
• Formulación de planes derivados: Actividades complementarias al núcleo del plan central.
• Presupuestación: Traducción de los planes a lenguaje monetario.