Sistema de Gestión: Planificación, Ejecución, Análisis y Control
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¿Qué es un sistema de gestión?
Un Sistema de Gestión es aquel que sirve de ayuda para lograr los objetivos de una Organización.
Etapas de un sistema de gestión
PLANIFICAR, EJECUTAR, ANALIZAR Y CONTROLAR
Establecer Metas y Objetivos
Diferenciar entre:
- METAS: En todo proyecto existe sólo una meta general a alcanzar, digamos el propósito general.
- OBJETIVOS: para alcanzar la META deben alcanzarse hitos parciales. La suma de los mismos producirá como resultado final (si se hace bien) el cumplimiento de la meta general planteada. Los objetivos son más específicos y orientados a la acción.
¿Cómo establecerlos? (SMART-MARTE)
- Específico: específico en el enfoque, ello implica que la generalización no vale.
- Medible: permite establecer indicadores para evaluar su evolución.
- Asignable: deberá poder asignarse a alguien para que lo lleve a cabo
- Realista: enuncia lo que puede lograrse realmente dentro del tiempo y el presupuesto establecido
- Ligado al tiempo: expresa el plazo en el que se estima que se alcanzará el objetivo.
Planificar
Consiste en determinar las actividades que se van a llevar acabo para alcanzar los objetivos
¿Qué hacer? PROCESO
Los métodos de acción para conseguirlos ¿Cómo hacerlo? PROCEDIMIENTO
La estructura organizativa con la que se contará ¿Con quién hacerlo?
Los recursos que se requerirán, el personal, la tecnología, materiales, maquinaria... ¿Con qué hacerlo?
Ejecutar
Se establece la acción y el efecto de administrar los recursos asignados para cumplir el objetivo planteado
Se establecen, procedimientos, presupuestos, programaciones entre otros que estarán sistemáticamente relacionados.
Se registra lo realizado
Analizar y Controlar
Se verifica si la actividad o proceso, unidad o sistema, vienen cumpliendo los objetivos planteados y si están alcanzando los resultados esperados.
El control se relaciona con los objetivos que se definieron inicialmente, por lo que se puede medir y cuantificar los resultados obtenidos
En esta etapa se detectan los errores respecto al planteamiento inicial, con el fin de corregir o prevenir