Sistema de Intranet: Mejora la Comunicación y Productividad Interna

Intranet

Una Intranet es un sistema privado de información y colaboración que utiliza estándares y programas de Internet. Puede considerarse como una red interna, diseñada para ser utilizada dentro del ámbito de una organización. Consiste en organizar la información interna utilizando las herramientas que brinda Internet, permitiendo a los usuarios acceder a información relevante para su trabajo o interés común.

El objetivo principal de una Intranet es ser un centro de trabajo y punto de encuentro que propicie el intercambio de información y la cooperación entre equipos de forma sencilla y rápida. Debe estar orientada a sus usuarios, con información y aplicaciones que respondan a sus necesidades y expectativas. El punto de partida es similar al de un sitio web, pero su orientación estratégica es diferente.

Objetivos de una Intranet

• Reforzar la cultura corporativa
• Agilizar la información interna mediante un acceso centralizado
• Optimizar los procesos y potenciar el trabajo del público interno
• Reducir errores en la comunicación
• Mejorar la información interna sobre clientes y proveedores
• Mejorar los procesos de comunicación interna

Definición de roles y responsabilidades

• Dirección del proyecto: Definir el área y la persona encargada de dirigir el proyecto.
• Gestión de contenidos: Determinar el área y la persona responsable de la gestión, publicación y actualización de los contenidos.
• Soporte técnico: Asignar el área responsable del soporte técnico, la seguridad del sistema y la definición de los tipos y perfiles de acceso.

Análisis y auditoría de la información

Es importante realizar un análisis y auditoría de la información interna de la empresa que se incluirá en la Intranet. Este proceso implica:

• Detectar los flujos de información dentro de la empresa.
• Identificar el conocimiento práctico con mayor impacto para cada actividad.
• Identificar las fuentes de información, quién las genera, a quiénes se dirigen y para quiénes son útiles.
• Entrevistar a directivos, responsables de departamentos y personal de distintos niveles.

Equipo de trabajo

• Director del portal
• Webmaster y soporte
• Responsable de comunidades de conocimiento
• Diseñador web: Encargado de la estructura y diseño de la navegación.
• Diseñador gráfico
• Usuarios o clientes finales

Roles de publicación

• Autores
• Editores
• Publicadores

Ventajas de una Intranet

• Aumento de la productividad
• Reducción de costos
• Mayor rapidez en los procesos
• Conocimientos compartidos
• Mejor estructura informativa
• Diseño personalizado
• Actualización en tiempo real