Sistemas de Clasificación y Organización de Archivos

Finalidades de la Clasificación

• Acceder a la documentación con facilidad y rapidez.
• Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa.
• Cumplir con las exigencias legales de conservación de algunos documentos durante un plazo determinado.

Sistemas de Clasificación

Clasificación Alfabética

Utiliza las letras del alfabeto como criterio para la ordenación. Se usa para expedientes que tienen documentación de personas y que están abiertos grandes periodos de tiempo (ej. expedientes académicos de alumnos).

Clasificación Numérica

En este sistema los documentos se agrupan asignando a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de números naturales. Se utiliza mucho para clasificar expedientes.

Clasificación Alfanumérica

Este sistema consiste en la unión de los sistemas alfabético y numérico, ya que combina letras y números (ej. CPT-235). Lleva un índice o guía para poder hacer las clasificaciones.

Clasificación Geográfica

Consiste en ordenar expedientes, primero por el país; y en cada población, por calles. Este sistema de ordenación se suele utilizar junto con el sistema alfabético. Los nombres geográficos formados por dos o más palabras deben entenderse como indivisibles para la clasificación (ej. Castilla-La Mancha). Si las calles o plazas llevan un número, se clasificarán alfabéticamente. Para la clasificación, no se tienen en cuenta los términos avenida, calle, etc.

Clasificación Temática

Consiste en agrupar los contenidos por temas genéricos y dentro de ellos, por subtemas específicos. Después de ordenarlos de este modo, se ordenarán alfabética, numérica o cronológicamente.

Clasificación Cronológica

Es un método muy sencillo y rápido que consiste en clasificar en primer lugar por años, después por los meses y al final por los días. Debe utilizarse para clasificar documentación poco voluminosa y que pueda examinarse con rapidez (ej. facturas, efectos comerciales, etc.).

Archivo en Soporte Papel

Definición de Archivo

• Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
• Lugar donde se conserva este conjunto de documentos.
• Institución encargada de conservar los documentos.

Objetivos del Archivo

• Objetivos de naturaleza legal: Las empresas deben guardar durante un tiempo documentos determinados porque la ley lo establece.
• Objetivos de carácter técnico: Utilidad práctica del archivo:
  • Se trata de un centro activo de información necesario para todas las empresas.
  • Proporciona un servicio imprescindible a un coste muy bajo.
  • Sirve para conservar los documentos en perfecto estado.