Sistemas Contables: Elementos, Importancia y Funcionamiento en la Toma de Decisiones Financieras

Los Sistemas Contables

Los sistemas contables son el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras.

Elementos de un Sistema Contable

• Hardware: Donde se procesa la información.
• Software: Programas y aplicaciones contables.
• Recursos Humanos: Personal encargado del manejo del sistema.
• Políticas y Normas Contables: Adoptadas por la entidad.

Importancia de los Sistemas Contables

La información contable es la base para tomar decisiones en distintas áreas. Por ejemplo, cuando una empresa participa en una licitación para prestar sus servicios, normalmente la empresa que llama a la licitación requiere que le sea presentada información de tipo financiero acerca del negocio. La información financiera, en este caso, es generada por los sistemas de información contable. Dependiendo del sistema y cómo funcione este, la información contable será más fácil de procesar y obtener. Desde el punto de vista conceptual, el esquema de funcionamiento de un sistema contable no es nada complejo.

Principales Tareas que Lleva a Cabo un Sistema Contable

A. Ingreso de los Datos

En un sistema contable, se realiza a través de un comprobante de diario que puede ser de dos tipos:

1. Manuales: Este comprobante implica que los registros en él realizados sean conformados o validados a través del ingreso en un terminal de captura de datos.
2. Mecanizados: Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía disquete.

B. Validación de Datos

Verifica que los datos ingresados cumplan con parámetros establecidos para el control de los datos. Por ejemplo, se muestra un listado parcial de código contable, para el cual se han definido varios tipos de moneda según los siguientes códigos:

• DB: Dólares americanos
• FR: Francos suizos
• PS: Pesos colombianos

C. Actualización de Registros

Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. La actualización de registros puede procesarse de dos tipos:

• Interactivamente: Hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones.
• En Lote: Los datos se acumulan, se validan y luego se actualizan.

D. Emisión de Reportes

Implica procesar la información contable que ha sido validada y actualizada.