Sistemas de Control Empresarial: Componentes, Etapas y Tipos

Elementos del Sistema de Control

Un sistema de control efectivo se compone de varios elementos interconectados:

• A) Característica o Atributo a Controlar: Define qué se va a controlar, ya sean personas, operaciones o recursos. Por ejemplo, el nivel de desempeño del personal se puede controlar aplicando sistemas de evaluación de desempeño.
• B) Sensor: Es el instrumento que reacciona con el comportamiento del atributo que se controla. Un ejemplo simple es un semáforo.
• C) Red de Comunicación: Une el sensor con el centro de control, permitiendo la transmisión de información.
• D) Centro de Control o Grupo Activante: Recibe la información a través de la red, la compara con la norma o parámetro de funcionamiento del atributo y pone en acción los mecanismos correctivos necesarios.

Proceso de Control: Etapas

El proceso de control se desarrolla a través de las siguientes etapas:

1. Establecimiento de Normas o Parámetros: Se definen los puntos o criterios que sirven como medida del desempeño deseado.
2. Medición del Desempeño: Se comparan los resultados obtenidos con las normas establecidas y se detectan las desviaciones producidas.
3. Acción Correctiva: Se identifican las desviaciones y se determinan las áreas y aspectos sobre los que se deben aplicar medidas correctivas.

Requisitos del Control

Para que un sistema de control sea efectivo, debe cumplir con ciertos requisitos:

1. Los beneficios del control deben ser superiores a los costos del sistema.
2. El sistema debe ser capaz de detectar y corregir fallas, así como determinar sus causas y responsables.
3. Los controles deben ser flexibles ante cambios en los planes y circunstancias.
4. Los controles deben ajustarse a los objetivos, actividades y recursos de la empresa.

Normas de Puntos Críticos

Las normas son puntos de referencia para medir el desempeño, mientras que los puntos críticos son aquellos que indican si los planes están dando resultado o no.

Tipos de Normas

• a) Físicas: Unidades de producción, resistencia de materiales, horas-hombre trabajadas.
• b) De Costo: Costo por unidad producida, presupuesto de mano de obra directa.
• c) De Capital: Inversiones fijas en maquinaria y equipos.
• d) De Ingreso: Ventas promedio por cliente, ventas por zonas geográficas.
• e) De Programa: Desarrollo de nuevos productos, programa de capacitación para elevar la calidad de los puntos de venta.
• f) Intangibles: Aptitud del director de personal.
• g) Estratégicos: Indicadores de desempeño organizacional en relación con los cambios en el ambiente, adaptación de la empresa al contexto y entorno en el cual actúa.

Control con Corrección Anticipante vs. Control como Sistema de Retroalimentación

La diferencia radica en que el sistema de retroalimentación mide los productos de un proceso realizando un control directo en el que se rastrean los resultados insatisfactorios, mientras que el control anticipante vigila los insumos de un proceso a través de un sistema preventivo en el que se desarrollan sistemas administrativos que anticipan y eliminan posibles fallas.

Podemos resumirlo de la siguiente manera:

1. (R) Retroalimentación - (D) Control Directo - (P) Sobre los productos de un proceso.
2. (A) Anticipatorio - (P) Control Preventivo - (I) Sobre los insumos de un proceso.

Tablero de Control: Herramienta de Gestión

El tablero de control es una herramienta de gestión que se basa en la configuración de un tablero de información. Su objetivo es realizar un diagnóstico y seguimiento para obtener un mayor conocimiento de la situación de la empresa o sector.

Aspectos Clave del Tablero de Control

• Identificación de las Áreas Básicas Claves: Son los grandes temas que se van a controlar, diagnosticar y seguir.
• Definición de los Indicadores: Para cada área clave, se definen indicadores que permiten conocer el estado de situación y el desempeño en ese aspecto fundamental.

Tipos de Tableros de Control

1. Tablero de Control Operativo: Permite el seguimiento diario del estado de situación de un sector o proceso de la empresa para tomar medidas correctivas a tiempo.
2. Tablero de Control Directivo: Realiza un corte transversal, determinando áreas claves e indicadores globales relacionados con la dirección de la empresa. Controla los resultados internos globales a corto plazo.
3. Tablero de Control Estratégico: Proporciona información interna y externa sobre áreas claves e indicadores para conocer la situación y evitar sorpresas con respecto a la posición estratégica a largo plazo de la empresa.
4. Tablero de Control Integral: Reúne la información básica de los tres tipos anteriores para que la alta dirección pueda acceder a la información necesaria y conocer la situación integral de la empresa.