Sistemas ERP: Optimización de Procesos y Beneficios Empresariales

¿Qué es un Sistema ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicación de software que automatiza e integra los procesos de gestión de un negocio, abarcando desde la producción hasta la distribución de productos. Los sistemas ERP unifican y sincronizan todas las operaciones de la compañía, incluyendo:

• Recursos Humanos
• Finanzas
• Manufactura
• Distribución

Además, un ERP debe permitir la conexión de la empresa con sus clientes y proveedores. Los ERP ofrecen una interfaz de usuario para ejecutar las transacciones de la empresa y una base de datos centralizada para almacenar toda la información.

Principales Funciones de un ERP

• Control, gestión y planeación de los recursos financieros.
• Planeación de Productos.
• Aprovisionamiento de Materiales.
• Manejo de Inventarios.
• Interacción con Proveedores.
• Servicio a Clientes.
• Seguimiento de órdenes.
• Manejo de Recursos Humanos.
• Gestión de costos de distribución y manufactura.

Objetivos de los Sistemas ERP

• Optimizar los procesos empresariales.
• Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
• Posibilidad de compartir información entre diferentes componentes de la empresa.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias (redundancia de los datos).
• Reducción de tiempo y costos de los procesos.

Beneficios de Implementar un ERP

• Disminuir los costos de producción y de gestión, inventario.
• Mejora el servicio a los clientes.
• Planificación y pronóstico de la demanda de producto.
• Anticipar los costos.
• Asegurar que los materiales requeridos estén cuando se necesitan.
• Mejorar el flujo de procesos.
• Reducir Inventarios.
• Datos ordenados, mejor análisis.
• Información al cliente adecuada y validada.

Características Deseables en un ERP

• Integridad
• Modularidad
• Adaptabilidad
• Transversalidad a la organización
• Seguimiento de eventos
• Respuesta a los cambios
• Conectividad
• Seguridad y auditoría

Ventajas de un ERP

• Integración de los procesos del negocio.
• Escalabilidad
• Mantenimiento
• Integridad para la empresa.
• Disponibilidad de la Información.
• Mejora en los controles automáticos.
• Apoyo a la toma de decisiones.
• Menor costo que un desarrollo interno.
• Ahorro de costos.
• Competitividad

Desventajas de un ERP

• Alto costo de implementación:

Costos Externos:

• Infraestructura técnica
• Software
• Consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento

Costos Internos:

• Cambio en la idiosincrasia de la empresa
• Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa

Errores Fatales en la Implementación de un ERP

1. Adquirir el software de acuerdo a lo que hizo su competencia.
2. Seleccionar basándose sólo en las funcionalidades del software.
3. No considerar a la Cía. Proveedora del Software en la evaluación.
4. No evaluar detalladamente a las Cías. Implantadoras de Proyectos.
5. Adquirir un producto con costos iniciales bajos, pero que tenga altos costos posteriores (especialmente los costos ocultos).
6. Haber evaluado usando un grupo minoritario de sus “expertos”, evitando que el resto de su empresa “compre” la idea.
7. Considerar sólo las opciones populares de productos y servicios.
8. Adquirir un producto demasiado complejo para sus requerimientos.
9. Tomar su decisión sin haber definido adecuadamente los requerimientos.
10. Escoger software que se encuentre muy al comienzo o muy al final de su ciclo de vida.
11. Escoger opciones basadas en tecnología en vías de desaparecer.
12. Adquirir software para enmendar procesos de negocios.

Consideraciones para Seleccionar el Implantador

• Experiencia en el sector.
• Costo
• Conocimiento y experiencia personal, sobre todo Gerente de proyecto en implantaciones del producto y en el sector.
• Metodología de implantación.
• Proximidad geográfica.
• Presencia global.
• Compromiso en la implantación.
• Capacidad de disposición de personal.
• Estabilidad financiera del implantador.

Problemas al Implantar un ERP

• No se adapta.
• Los sistemas no cumplen con funciones deseadas: No calculan los impuestos adecuadamente, no registran múltiples pagos o cobranzas, no calculan retenciones, etc.
• Problemas de funcionamiento.