Sistemas de Información Empresarial y Fases de Recepción de Llamadas

Sistemas de Información Empresarial: Componentes y Tipos

Un Sistema de Información (SI) se define como un conjunto de elementos integrados e interrelacionados. Su objetivo principal es capturar, depurar, almacenar, recuperar, actualizar y tratar datos. Con ello se busca proporcionar, distribuir y transmitir información en el lugar y momento en que sea requerida dentro de una organización.

Componentes de un Sistema de Información

Los SI están compuestos por diversos elementos que trabajan en conjunto:

• Documentos
• Registros
• Ficheros o archivos de registro
• Equipos (Hardware)
• Elementos de apoyo
• Procesos (Software y procedimientos)
• Personas (Usuarios y personal técnico)

Tipos de Sistemas de Información

Existen diferentes tipos de SI, cada uno enfocado en un área específica de la empresa:

• Marketing (SIM): Se encarga de obtener y procesar información sobre el mercado. Esto incluye la inteligencia de mercado, la información interna y la comunicación de mercado.
• Producción (SIP): Su función es apoyar el sistema de producción físico y proporcionar información detallada sobre las operaciones de producción.
• Financiero (SIF): Proporciona información relacionada con los asuntos financieros de la empresa, tanto a usuarios internos como externos.
• Recursos Humanos (SIRH): Permite recopilar y almacenar información relacionada con los empleados y la gestión del capital humano.
• Dirección para Directivos (SDD o EIS, Executive Information System): Ofrece a los directivos una visión global del desempeño de la empresa. Utiliza fuentes de información internas y del entorno (externas).

Fases de la Recepción de Llamadas en la Empresa

La recepción de llamadas es un proceso crucial en la atención al cliente y la comunicación empresarial. Se compone de las siguientes fases:

1. Planificación Previa:
   • Identificar los posibles tipos de llamadas y sus motivos.
   • Anticipar preguntas y preparar respuestas adecuadas.
   • Tener a mano el material necesario (información de la empresa, listado de contactos, etc.).
2. Recepción:
   • Descolgar el teléfono de forma rápida y profesional.
   • Identificar la empresa y el departamento.
   • Saludar de forma cortés.
3. Identificación del Motivo de la Llamada:
   • Obtener el nombre de la persona que llama, su empresa y cargo (si aplica).
   • Averiguar el motivo de la llamada de forma clara y concisa.
4. Acción:
   • Intentar resolver la consulta o problema del interlocutor.
   • Si no es posible, transferir la llamada al departamento o persona adecuada, explicando previamente la situación al interlocutor.
5. Conclusión y Despedida:
   • Resumir brevemente la conversación y confirmar que se ha atendido la solicitud.
   • Despedirse de forma cordial y amable.
   • Esperar a que la otra persona cuelgue el teléfono antes de colgar.