Supervisión efectiva de proyectos: Estrategias y mejores prácticas
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En los proyectos se fijan objetivos o metas de corto, mediano y largo plazo, y se definen las acciones necesarias para cumplirlos. Los jefes deben responder de los resultados y tienen que dar cuenta de ellos a sus superiores. Por eso, durante la ejecución de los trabajos van haciendo frecuentes evaluaciones o cuantificaciones de la labor realizada y de los recursos empleados, con el objeto de tomar las medidas correctivas que estimen necesarias para que las metas se cumplan.
Este proceso recibe el nombre de CONTROL.
Un principio de esta fase señala que los resultados del proyecto deben medirse regularmente para identificar las discrepancias, brechas o diferencias con respecto al plan. Las brechas se incorporan al proceso de control en todas las disciplinas o áreas de conocimiento.
En la medida que se detectan diferencias significativas (como aquellas que arriesgan el cumplimiento del proyecto), deben hacerse los ajustes al plan, repitiendo aquellos pasos del proceso de planificación que corresponda.
Ejemplo
El atraso del término de una actividad puede requerir ajustes en el personal, uso de horas extraordinarias o transar entre presupuesto y objetivos.
El control también incluye tomar medidas preventivas para anticiparse a posibles problemas.
Componentes de la función de control
La función de control está compuesta por las dos labores siguientes:
- Evaluación
- Aplicación de medidas correctivas y de prevención
Evaluación
La evaluación comprende:
- La medición de los resultados
- La medición de los recursos utilizados
- La comparación con los valores programados
La función control es una herramienta indispensable para asegurar el producto deseado. La evaluación de los resultados parciales en una etapa del proceso y la eventual aplicación de medidas correctivas se transforman en un sistema de retroalimentación que presiona para que el proceso se mantenga en la ruta programada.
El proceso de medición, como elemento de control, es útil en la medida que sirva para comparar con lo programado, lo que requiere tener:
- Un quiebre del proyecto en tantas partes como se estime necesario para la dirección y para un nivel de control predeterminado.
- Una precisa asignación de responsabilidades, de modo que, en cada momento, se conozca quién debe dar cuenta de los resultados y tomar las medidas correctivas que sean necesarias.
- Un método de programación de actividades y de recursos, tan simple o tan sofisticado como lo exija la cantidad y la complejidad de las tareas.
- Un sistema de información periódica de los avances físicos y del uso de los recursos para cada tarea o grupo de tareas.
Alcance del control de proyectos
Los marcos de referencia de un proyecto son:
- Calidad: Definida por los diseños y las especificaciones.
- Programas: Identifican los métodos, los recursos y los plazos previstos.
- Presupuesto: Indica los costos, los precios y los flujos anticipados.
El control debe aplicarse a estos tres aspectos. Sin embargo, existe un cuarto aspecto a controlar que corresponde a las acciones de dirección que son responsabilidad de los diferentes jefes de área de un proyecto (acciones de gestión).
¿Qué son las acciones de gestión?
- Verificar que existan marcos adecuados.
- Verificar que se han entregado órdenes oportunas.
- Que se realizan las reuniones de coordinación necesarias.
Para los tres primeros aspectos mencionados siempre existen controles de calidad, pero no así para las acciones de gestión.
¿Por qué? Porque se considera implícito.
Tipos de control
El abanico de acepciones de la idea de control abarca desde “vigilancia” hasta “información para coordinar”. Ha evolucionado desde la vigilancia en las antiguas organizaciones hasta los informes de avance en las empresas de servicios.