Técnicas y Fases para la Descripción y el Estudio de Puestos de Trabajo

Métodos de Recopilación de Información para el Análisis de Cargos

Existen diversos métodos para recopilar información sobre los cargos, cada uno con sus ventajas y desventajas. A continuación, se describen los más comunes:

Método de Observación Directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. El análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista de cargos anota los puntos clave de su observación. Esta observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.

Método del Cuestionario

El análisis se realiza solicitando al personal que llene un cuestionario de análisis de cargos, o que responda preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

Método de la Entrevista

Es el enfoque más flexible. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqués y los cuándos. Permite comparar la información obtenida por medio de los ocupantes de otros cargos similares y verificar las incoherencias de la información. Garantiza una interacción cara a cara entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas.

Métodos Mixtos

Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, los métodos mixtos son combinaciones de dos o más métodos de análisis. Por ejemplo:

• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo.
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor.
• Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor.

Etapas del Análisis de Cargos

El proceso de análisis de cargos se divide en tres etapas principales:

Etapa de Planeación

Fase en la que se plantea todo el trabajo de análisis de cargos. Es casi una fase de oficina y de laboratorio. Requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación en que se encuentre la definición de cargos de la empresa:

1. Determinación de los cargos que van a describirse.
2. Elaboración del organigrama de cargos.
3. Elaboración del cronograma de trabajo, especificando por dónde se iniciará el programa de análisis.

Etapa de Preparación

En esta etapa se llevan a cabo las siguientes actividades:

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos.
2. Preparación del material de trabajo.
3. Disposición del ambiente.
4. Recolección previa de datos.

La etapa de preparación puede ser simultánea a la de planeación.

Etapa de Ejecución

Durante esta fase se realiza lo siguiente:

1. Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los) método(s) de análisis elegido(s).
2. Selección de los datos obtenidos.
3. Redacción provisional del análisis.

Objetivos de la Descripción y el Análisis de Cargos

La aplicación de los resultados del análisis de cargos es muy amplia. Los objetivos del análisis y descripción de cargos son muchos, y constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos. Entre ellos se puede citar:

• Ayudar a la elaboración de los anuncios, elegir dónde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento del personal.
• Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, como base para la selección de personal.
• Suministrar el material necesario según el contenido de los programas de capacitación, como base para la capacitación de personal.