Tipología y Normalización de Documentos en la Comunicación Legal y Empresarial

Tipología Documental en la Comunicación Empresarial y Administrativa

Documentos de Comunicación Interior

Definiciones y Usos

• El Aviso: Es un documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.
• Memorándum (o Memorando): Son documentos escritos que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas o hacer recomendaciones.
• El Informe: Es un documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de unos hechos o actividades.
• La Convocatoria: Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto, como, por ejemplo, reuniones, juntas de accionistas, asambleas, etc.
• Acta: Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.

Documentos de Comunicación Externa

Interacción con Terceros y la Administración Pública

• Carta: Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores, colaboradores, etc.
  • Comercial: Con ella la empresa busca darse a conocer en el mercado.
  • Circular: Es una carta que comunica alguna noticia o información de interés general.
• Invitación: Es un documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.
• Saluda: Es un documento de carácter breve que se utiliza con motivo de agradecimientos, felicitaciones, notificaciones o cualquier otro carácter social.
• Instancia: Es el documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública.
• Oficio: Es el documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sí y con particulares.
• Certificado: Es el documento mediante el que se da fe o se certifica algún asunto.

Soportes y Normalización Documental

Tipos de Soporte Papel

Clasificación según su Uso

• Offset: Papel que se utiliza en fotocopiadoras e impresoras láser.
• Estucado: Es el papel que se utiliza habitualmente para revistas, catálogos y folletos.
• Ecológico: Su uso se está generalizando para prevenir la degradación del medio ambiente.

Normalización de Impresos y Documentos (Series ISO)

Regulación de Formatos

• Serie A: Regula el tamaño de los papeles (formatos de hoja).
• Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad.
• Serie C: Regula el tamaño de los sobres de menor capacidad.

Riesgos Digitales en la Comunicación

Amenazas del Correo Electrónico

Las principales amenazas asociadas al uso del correo electrónico incluyen:

• Correo no deseado (spam)
• Virus
• Suplantación de identidad (phishing)
• Cadenas
• Bulos (hoax)