Tipos de Cartas Comerciales: Estrategias de Comunicación Empresarial

Tipos de Cartas Comerciales

Solicitud de Información

Si nos dirigimos a un proveedor pidiendo información sobre sus productos, tendremos que dejar bien claro:

• Datos que solicitamos
• Por qué necesitamos la información

En un primer contacto, el comprador necesitará información detallada sobre las condiciones por las que se rige el proveedor:

• Forma de suministro
• Condiciones de venta
• Condiciones de cobro impuestas por el vendedor

Carta-Pedido

Debe incluir:

• Cantidad y clase de artículos
• Referencia del producto
• Precio
• Forma de envío y plazos de entrega
• Condiciones de pago

Reclamaciones

Se pueden dar las siguientes situaciones:

• El vendedor se retrasa en el envío
• La mercancía enviada no corresponde con la que se pidió
• Faltan artículos
• Los productos llegan deteriorados
• Existen errores en las facturas

En este tipo de cartas, tenemos que dejar muy claro:

• Lo que se reclama
• Por qué se reclama
• Solución que se propone
• Manifestar firmeza al reclamar

Respuesta a las Reclamaciones

• Si estamos de acuerdo: Reconoceremos el error, pediremos disculpas, rectificaremos. Conviene hacer saber al reclamante que tomamos medidas para que no se vuelva a producir el error.
• Sospechamos que la reclamación no se ajusta a la realidad, pero no lo sabemos con certeza: Ante la duda, cederemos y corregiremos el posible error.
• Si no se ajusta a la realidad: Valorar los siguientes factores:
  • Si es la primera vez que protesta o ya tiene precedentes
  • Si lo que intenta es conseguir mejoras o descuentos
  • Si anteriores relaciones comerciales se han desenvuelto en un tono cordial
  • Si interesa o no mantener la relación comercial con el reclamante

Carta Circular

Es un documento cuyo contenido interesa de igual manera a muchas personas, por tanto, lo único que varía en estas cartas es el nombre del destinatario, ya que el resto es igual para todos. Dentro de lo impersonal que resulta una carta circular, podemos utilizar algunos medios a nuestro alcance para mejorarlas:

• Firmar cada una de las cartas
• Incluir los datos del destinatario impresos con el mismo sistema que el resto de la carta
• Incluir algún dato relevante del destinatario

Cartas de Oferta y Venta por Correo

Son cartas publicitarias y se recurre a ellas por distintos motivos:

• Presentar un nuevo producto
• Realizar alguna oferta especial a los clientes
• Presentar los productos a personas

Se pretende conseguir que el destinatario responda favorablemente a lo que estamos ofreciendo.

Fases en las Cartas de Oferta y Venta

1ª Fase: Pasos Previos

• Determinación del objetivo
• Circunstancias del destinatario
• Contenido y orden expositivo

2ª Fase: Atraer la Atención

En la introducción, comenzaremos con alguna fórmula original para captar la atención y conseguir que siga leyendo.

3ª Fase: Mantener el Interés

Utilizaremos todos los argumentos disponibles para convencer al lector de las ventajas que ofrece nuestro producto o servicio.

Errores a Evitar

• Exagerar las ventajas del producto
• Incurrir en mentiras o engaños
• Tratar con menosprecio el producto de la competencia