Tipos de documentación en el transporte de mercancías

1.1. Tipo de información

Información generada o saliente: Diverso tipo.

Relacionada con clientes (Facturas de servicio, albaranes de entrega, documentos de cobro, presupuestos, documentación de carga, contrato de transporte.

Relacionada con la administración pública: Documentos y solicitudes de autorizaciones de tarjetas, de permisos de circulación y conducción de licencias de los vehículos, de aduanas, etc.

Información recibida o entrante:

Relacionada con proveedores: Facturas, presupuestos, órdenes de pago, contratos de seguro, etc.

Relacionada con clientes: Solicitudes de servicio, solicitud de información para elaborar contratos de transporte, etc.

Relacionada con la administración pública: Expedientes, licencias, permisos, documentos del vehículo, de los conductores, etc.

Información circulante:

Relacionada con el propio servicio: Información del Tacógrafo, órdenes y partes de trabajo, autorizaciones, normas internas, de mantenimiento del vehículo.

Relacionada con la relación laboral del trabajador con la empresa: Contratos, nóminas, liquidaciones, partes de baja, partes de vacaciones, etc.

1.2. Documentación del vehículo y del conductor/a

Podemos distinguir entre:

a) Documentación general:

Permiso de circulación.

Tarjeta de inspección técnica en vigor.

Documentación acreditativa de la vigencia del seguro.

Informe de ITV favorable y su pegatina.

Recibo del pago del impuesto de vehículos tracción mecánica.

b) Documentación específica:

Relacionada con el transporte internacional de mercancías.

Con mercancías peligrosas, con transporte de animales vivos (certificados veterinarios y fitosanitarios).

Relacionada con el uso del Tacógrafo: si se utiliza analógico o digital.

Es importante tener copias compulsadas de toda la documentación que está en el vehículo en las oficinas de la empresa.

1.3. Documentación del servicio

Esta documentación está relacionada con el servicio que realiza:

Lista de contenido, albarán, factura comercial, documentación de pago, etc.

Contrato de transporte.

Documentación administrativa: gestiones con aduanas, etc.