Tipos de Documentos Empresariales: Características y Estructura

Documentos de Comunicación Interna y Externa

• Saluda: Es un documento que normalmente usan las empresas, organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos, informar de tomas de posesión, etc.
• Memorándum: El memorándum es una breve comunicación entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.
• Instancia: Es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al organismo o persona que puede concederlo. Tiene la siguiente estructura:
  • Encabezamiento
  • Cuerpo
  • Petición
  • Despedida
  • Pie
• Certificado: Es un documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación. Se estructura en tres partes:
  • Encabezamiento
  • Cuerpo
  • Cierre (lugar y fecha, y firma)

Documentos de Promoción y Publicidad

• Textos de promoción: Tienen como objetivo:
  • Captar la atención del receptor.
  • Comunicar una idea que corresponda al objeto publicitado.
  • Conseguir que el público objetivo recuerde esa idea asociada al producto.
  • Incitar a la compra de este.

  La estrategia que pueden seguir estos mensajes puede ser informativa o persuasiva.

• Folleto informativo: Es un documento en el que la empresa ofrece información sobre sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir. Los folletos informativos pueden adoptar varias formas:
  • Flyer
  • Folleto simple
  • Díptico
  • Tríptico
• Catálogo publicitario: Es un listado de los productos o servicios que ofrece la empresa con su precio correspondiente. Se compone de:
  • Portada
  • Contenido
  • Contraportada
• Nota de prensa: Es un documento por el cual la empresa envía información sobre el tema, persona o producto a los medios de comunicación para su difusión pública. Se compone de:
  • Titular
  • Lugar y fecha de edición
  • Cuerpo del comunicado
  • Información básica de la entidad que promueve la información
  • Datos de contacto

El Informe Empresarial

Informe: Es un tipo de comunicación que se emplea para transmitir información de la empresa tanto a nivel interno como externo. Se usa para presentar, de manera clara y sencilla, un resumen de los hechos realizados o proyectados.

Tipos de Informes

• Según el contenido: Personales o comerciales.
• Según el ámbito: Internos o externos.
• Según la implicación: Expositivos, valorativos, interpretativos o demostrativos.

Pasos para Elaborar un Informe

1. Hacer un esquema.
2. Determinar las fuentes.
3. Recopilar datos.
4. Seleccionar lo importante.
5. Organizar la información.
6. Redactar el informe.

Estructura de un Informe

• Encabezamiento:
  • Portada
  • Índice
  • Introducción
  • Resumen
• Cuerpo:
  • Cuerpo
  • Conclusión
• Apéndices:
  • Anexos
  • Bibliografía