Tipos de Documentos Empresariales: Internos, Externos e Informes

1-DOCUMENTOS INTERNOS:

• Convocatoria de reunión: en ella hay que informar de la fecha, hora y lugar de la reunión, así como del orden del día.
• Acta de reunión: deberá incluir:
  • Lugar, fecha y hora de la reunión.
  • Nombre de los asistentes.
  • Asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria.
  • Resultados obtenidos, si hubiera votaciones.
  • Acuerdos alcanzados.
• Nota interna: la finalidad de este documento es que los diferentes departamentos o secciones de una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc. que surjan entre ellos.
• Saluda: es un documento que usan las empresas y autoridades para expresar agradecimiento, invitar a actos, informar de tomas de posesión, cambios de domicilio social, etc.
• Circular: es una breve comunicación entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.
• Instancia de solicitud: es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al organismo o persona que puede concederlo.
• Certificado: documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación.

2-DOCUMENTOS EXTERNOS:

• Tarjeta de empresa.
• Presentación de la empresa.
• Folleto informativo.
• Catálogo publicitario.
• Nota de prensa.

Pasos para hacer un informe

1. Elaborar un esquema con los puntos principales.
2. Determinar las fuentes de información.
3. Recopilar datos.
4. Seleccionar lo importante.
5. Organizar la información.
6. Redactar el informe.

Estructura del memorándum

• Nombre del documento: comunicación interna, nota interna.
• Remitente: debe indicarse el cargo.
• Destinatario: persona o departamento.
• Asunto: resumen del mensaje.
• Mensaje: introducción, explicación y cierre.
• Firma: del remitente, con nombre y apellidos debajo.
• Fecha: lugar, año, mes y día.
• Información complementaria: anexos, información adicional, personas que recibirán copia, etc.

Estructura del informe

• Primera página: título del informe, nombre de los autores, nombre de los destinatarios y fecha.
• Introducción: objetivos principales del informe.
• Desarrollo: parte que recoge de forma escrita y objetiva toda la información, dividida en varios apartados.
• Conclusiones: análisis e interpretación de los datos expuestos en el desarrollo.
• Recomendaciones.
• Anexos.

Contenido del certificado

• Encabezado: nombre o logotipo de la empresa que emite el certificado. Si lo realiza una persona en nombre de la empresa, debe mostrar el nombre y cargo del autor.
• Cuerpo: comienza con la expresión «Certifico que» y a continuación se especifica el hecho.
• Cierre.
• Firma.