Tipos de Documentos Escritos: Comunicación Interna y Externa

Documentos Propios de la Comunidad Escrita

La comunicación escrita en formato papel ha sido sustituida por el correo electrónico. En las empresas privadas se usa la carta comercial, mientras que en la Administración Pública se utiliza principalmente la instancia y el oficio.

Documentos de Comunicación Interna

A. Aviso y Anuncio

Documento breve cuyo objetivo es informar a un gran número de destinatarios. Sus características son:

• Lenguaje sencillo.
• Siempre lleva la palabra Aviso o Anuncio.
• Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que emite el aviso y la firma de la persona responsable.

B. Memorándum o Nota de Régimen Interno

Documento escrito que se usa en la organización para dar órdenes, tratar temas, solicitar información, etc. Sus características son:

• Breve y sencillo, sin mucho protocolo.
• Información clara, precisa y referida a un tema específico.

Estructura:

• Cabecera: Remitente, destinatario, fecha y asunto. No lleva saludo.
• Cuerpo: Incluye la exposición de peticiones, comentarios, etc.
• Pie: Fecha y firma.

C. Informe

Se elabora a petición de alguien. Es una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. Está formado por:

• Portada
• Índice
• Introducción
• Desarrollo
• Conclusión
• Bibliografía
• Anexos

Tipos de informes:

• Descriptivo o expositivo
• Demostrativo
• Valorativo

Documentos de Comunicación Externa

A. Carta

Redacción cuidada para que el lector tenga la impresión de que ha sido escrita para él. Estructura:

• Encabezamiento
• Cuerpo
• Cierre

Tipos:

• Comercial
• Circular

Estilos:

• Moderno: Elementos alineados a la izquierda y sin sangría.
• Moderno modificado: Igual al anterior, excepto que la despedida y el cierre están alineados a la derecha.
• Profesional: Sangría en el saludo. Datos del destinatario, despedida y cierre a la derecha.
• Evolucionado: No se usa ni saludo ni despedida.

C. Saluda

Documento breve para agradecimientos, felicitaciones o cualquier acto de carácter social. Características:

• Sencillo, sincero, cortés y muy cuidado.
• Tamaño cuartilla de muy buena calidad y color blanco o marfil.
• Se redacta en tercera persona y no lleva firma.
• No hay dirección del destinatario.

D. Tarjetas de Visita y Comerciales

Muy útiles para mantener contacto en cualquier gestión comercial.

E. Comunicaciones de Prensa

Documento escrito dirigido a medios de comunicación para anunciar algo de interés periodístico. Puede enviarse por medios escritos, radio, televisión, etc. Se utiliza para comunicar eventos, promociones, productos, etc.

F. Telegramas

Documento para transmitir mensajes de manera rápida. Puede ser ordinario o urgente. Se cobra una tarifa según el número de palabras. Redacción concisa y breve, eliminando palabras. Evitar el uso de abreviaturas. Se sustituyen expresiones como "invítole" por "le invito" o "felicítote" por "le felicito".

G. Instancia

Documento para solicitar algo a la Administración Pública. Su uso es cada vez menor en el ámbito privado. Estructura:

• Encabezamiento: Datos personales de quien hace la petición.
• Cuerpo: Exposición de los hechos, usando "EXPONE" o "EXPONGO" según si se hace en tercera o en primera persona. Uso del "QUE". El último párrafo acaba en coma (,) para enlazar con "POR TODO LO CUAL...". Después va "SOLICITA" o "SOLICITO" según si está en tercera o en primera persona.
• Pie: Datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y población donde radica, sin calle ni número.

H. Oficio

Documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con particulares. Trata de informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas.

I. Certificado

Se da fe o se certifica algún asunto. Se usa tanto en la Administración Pública como en empresas privadas. Estructura:

• Encabezado: La persona que lo expide escribe su nombre y dos apellidos, así como los datos de la empresa.
• Cuerpo: Precedido de "CERTIFICO" o "CERTIFICA". Uso del "QUE" al inicio.
• Cierre: Párrafo de cierre, firma y sello de la persona que expide el certificado.